Hóa đơn điện tử giúp nâng cao hiệu quả làm việc của kế toán như thế nào ?

Hiện nay công nghệ đã và đang được áp dụng trong hầu hết mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Lĩnh vực hóa đơn cũng không nằm ngoài số đó. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết các công việc có liên quan đến hóa đơn không chỉ giúp DN tiết kiệm chi phí và thời gian mà nó còn giúp nâng cao hiệu quả làm việc của kế toán Doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn vấn đề này.

Xem thêm: 

hoa-don-dien-tu-ke-toan-doanh-nghiep

Phần mềm HĐĐT giúp kế toán làm việc năng suất hơn

Hóa đơn điện tử giúp kế toán xử lý công việc hiệu quả hơn

Một nhân viên kế toán thường ngày thực hiện rất nhiều các công việc khác nhau như: ghi chép, phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa các thông tin cần thiết về hoạt động tài chính, kinh tế của doanh nghiệp, xử hóa đơn.

Bên cạnh công việc đòi hòi chuyên môn cao, kế toán còn đảm nhận công việc liên quan tới xử lý hóa đơn. Để làm các việc như lập hóa đơn, xử lý công nợ, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn,… đã tốn không ít thời gian.Ví dụ như việc ghi tay hóa đơn, công việc đơn giản nhưng rất dễ ghi sai mã số thuế, tên doanh nghiệp, khiến nhiều kế toán phải ghi đi ghi lại nhiều lần, tốn kém hóa đơn.

Xử lý công nợ đối với kế toán cũng là công việc “ngốn” phần lớn thời gian. Sau khi lập xong hóa đơn thông thường sẽ gọi báo cho khách hàng, gửi chuyển phát cho khách hàng thế nhưng vẫn không đảm bảo sẽ hoàn thành công việc nếu lượng khách hàng lớn.

Quy trình lập báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn giấy phức tạp, thủ công. Hơn cả, nếu kế toán báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn muộn hoặc sai, doanh nghiệp còn phải nộp phạt lên đến 8.000.000đ. Đè nặng lên tâm lý kế toán, khiến “hội kế toán” càng mệt mỏi đau đầu trong mớ công việc của mình. Đặt ra bài toán có thể hỗ trợ kế toán thực hiện nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn nhanh gọn mà vẫn chính xác.

Hóa đơn điện tử giúp kế toán DN nâng cao hiệu quả làm việc như thế nào

hoa-don-dien-tu-giup-ke-toan-lam-viec-hieu-qua

Thực tiễn cho thấy, công việc kế toán trở nên dễ dàng hơn nhờ sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ số. Một trong số công nghệ được áp dụng hiện nay tại các doanh nghiệp đó là phần mềm hóa đơn điện tử. Ứng dụng được tích hợp trên máy vi tính và được kết nối với các bên liên quan trên môi trường mạng Internet.

Hóa đơn điện tử được xem là giải pháp công nghệ 4.0 của nhiều doanh nghiệp đặc biệt là đối với kế toán. Mang lại trải nghiệm hoàn toàn khác so với hóa đơn giấy khi có thể tạo lập hóa đơn, kiểm chứng thông tin khách hàng, gửi hóa đơn nhanh gọn nhẹ. Mọi thao tác đều được thực hiện trên máy tính. Đẩy nhanh tiến độ xử lý công nợ, giải quyết dứt điểm các giao dịch kinh doanh, quá trình thanh toán.

Sử dụng công nghệ số vào xử lý thông tin giúp kế toán lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhanh trong một “nốt nhạc”. Giảm được thời gian, công sức nhập thông tin thủ công mà số liệu đảm bảo tính chính xác cao nhờ khả năng tổng hợp ngay khi hóa đơn được lập trên phần mềm. Nếu vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy thì ít kế toán có thể tưởng tượng ra công việc báo cáo tưởng chừng đau đầu nhất lại được giải quyết nhanh gọn đến vậy.

Bài toán lưu trữ hóa đơn làm sao để vừa bảo mật lại dễ tra cứu chắc chắn sẽ không có lời giải nếu không áp dụng hóa đơn điện tử. Với khả năng lưu trữ bằng trên hệ thống công nghệ thông tin có thể lưu trữ hàng nghìn hóa đơn mà không tốn kém diện tích, dễ dàng tra cứu và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra như mất, cháy, hỏng.

Hiệu suất làm việc của kế toán sẽ mãi dừng chân tại chỗ nếu tiếp tục đi theo lối mòn của hóa đơn giấy. Từ đó làm giảm đi thời gian cho công việc liên quan đến phân tích, lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

Kết luận 

Như vậy hóa đơn điện tử hầu như mang lại rất nhiều lợi ích cho các Doanh nghiệp đã và đang riển khai HĐĐT đây cũng là lý do vì sao Nhà nước đưa ra quyết định bắt buộc 100% DN phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm đồng bộ hệ thống thanh toán, quản lý và sử dụng hóa đơn giữa Đơn vị kinh doanh và cơ quan quản lý của nhà nước.

Nguồn: einvoice.vn

Bài viết liên quan

Thêm bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *