4 điều doanh nghiệp cần lưu ý khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử

Xu hướng chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Đây cũng là điều tất yếu bởi những lợi ích vượt trội mà hddt tử mang lại. Dưới đây phanmemhoadon.net xin được chia sẻ 4 yếu tố mà doanh nghiệp cần lưu ý khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Các trường hợp nên chuyển đổi sang sử dụng hddt từ sớm

Thông thường, các doanh nghiệp thường sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp lưu trữ chứng từ kế toán hoặc làm căn cứ xác minh nguồn gốc của hàng hóa. Với trường hợp lưu thông hàng hóa, mặc dù cơ quan chức năng có thể tra cứu nội dung hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin của Tổng cục thuế, nhiều doanh nghiệp vẫn in hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để tránh trường hợp xảy ra sự cố bất khả kháng về đường truyền hay thiết bị mạng. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro hàng hóa chậm lưu thông gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.

Những trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Bên cạnh đó, mặc dù hóa đơn điện tử có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán như khấu trừ thuế và tính vào chi phí, nhiều doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn chuyển đổi để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Cụ thể, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, tuy nhiên chỉ được thực hiện 01 lần. Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ quá trình lưu thông hàng hóa phải có đầy đủ chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Bên cạnh đó, người mua, người bán cũng được phép sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để phục vụ công tác lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.

Hóa đơn chuyển đổi để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng điều kiện hóa đơn được phép chuyển đổi, điều kiện để hóa đơn có giá trị pháp lý và yêu cầu về ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi. Doanh nghiệp cũng cần chú ý lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như USB, CD, DVD, ổ cứng…hoặc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử.

3. Điều kiện của hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Điều kiện của hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện được quy định tại Khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể là:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Khi đảm bảo được các điều kiện trên thì hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được xem là có đủ giá trị pháp lý.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải đảm bảo yêu cầu về ký hiệu riêng (quy định tại Khoản 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC) nhằm phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc.

 

Ký hiệu riêng trên hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đủ các thông tin: dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” ; họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

Hi vọng với những yếu tố được đưa ra trên đây bạn đọc sẽ có thêm nhiều kiến thức hữu ích khi doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu bạn có bất cứ câu hỏi  hoặc cần tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử có thể truy cập vào website chính E-invoice – kênh cung cấp những kiến thức chính xác và mới nhất về hóa đơn điện tử.

 Theo E-invoice