Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ hiện là văn bản pháp lý quan trọng trong lĩnh vực hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thể bỏ qua. Một trong những nội dung nhận được nhiều sự quan tâm tại Nghị định này là các quy định về tạo lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử. Mặc dù Nghị định đã có hiệu lực được gần 9 tháng, tuy nhiên, hiện vẫn còn có một số doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức chưa nắm rõ về vấn đề này.

Hóa đơn điện tử cần được tạo lập, quản lý và sử dụng đúng quy định

Tại Điều 4 Nghị định 119, các quy định đó được nêu rõ như sau:

• Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định 119) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định 119, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/01/2020.

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định này.

• Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

• Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

• Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
  • Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
  • Không bắt buộc có chữ ký số;
  • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Xem thêm: Các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử.

Hy vọng các thông tin trên đã giúp ích được các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân để thực hiện đúng theo quy định khi tạo lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Nghị định 119 cũng còn rất nhiều các nội dung đáng chú ý như cách xử lý hóa đơn bị sai sót, những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử… tổ chức, cá nhân có thể tìm đọc để nắm chi tiết và áp dụng vào thực tế.