Hướng dẫn doanh nghiệp vận tải áp dụng hóa đơn điện tử

Từ 01/07/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP), mọi doanh nghiệp vận tải hành khách, hàng hóa (xe khách, taxi, xe tải, xe container, vận tải biển, hàng không) bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc phần mềm kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Đây là bước ngoặt trong chuyển đổi số ngành giao thông, giúp minh bạch doanh thu, chống thất thu thuế (ước tính 2.000 tỷ đồng/năm), đồng thời giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy. Bài viết này là cẩm nang thực chiến dành riêng cho doanh nghiệp vận tải – từ chuẩn bị, lựa chọn phần mềm, quy trình xuất hóa đơn, tích hợp hệ thống giám sát hành trình (GPS) đến xử lý sai sót và tối ưu chi phí. Áp dụng đúng, bạn không chỉ tránh phạt 20–100 triệu đồng mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, tăng sức cạnh tranh.

1. Cơ Sở Pháp Lý Và Phạm Vi Áp Dụng Bắt Buộc

Theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp vận tải hành khách (xe buýt, taxi, xe hợp đồng, xe khách liên tỉnh, hàng không) và vận tải hàng hóa (xe tải, container, logistics) phải:

• Sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy.
• Kết nối máy tính tiền hoặc phần mềm với Tổng cục Thuế qua API (giao diện lập trình).
• Phát hành hóa đơn tại thời điểm kết thúc chuyến đi (đối với hành khách) hoặc kết thúc dịch vụ (đối với hàng hóa).

>> Tham khảo: Hướng dẫn ủy quyền lập hóa đơn điện tử đúng quy định.

Phạm vi áp dụng:

• Doanh nghiệp có doanh thu vận tải ≥ 100 triệu đồng/năm.
• Hộ kinh doanh vận tải (taxi, xe ôm công nghệ) nếu doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm (từ 01/06/2025).
• Doanh nghiệp vận tải quốc tế: Hóa đơn xuất khẩu theo mẫu 07KPTQ.

Thời hạn:

• 01/07/2025: Bắt buộc áp dụng.
• Giai đoạn chuyển tiếp: Từ 01/06/2025, được dùng song song hóa đơn giấy nhưng phải chuyển đổi điện tử trong 24 giờ.

Phạt nếu không áp dụng:

• 20–50 triệu đồng (Điều 11 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
• Ngừng sử dụng hóa đơn 1–6 tháng.
• Truy thu thuế + phạt chậm nộp 0,03%/ngày.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Chuẩn Bị Trước Khi Áp Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

• Nộp Mẫu 01/ĐK-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP) qua etax.gdt.gov.vn trước 01/06/2025.
• Nhận Thông báo chấp nhận (Mẫu 01/TB-ĐKĐT) trong 1 ngày làm việc.

Bước 2: Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật

• Chữ ký số (USB Token): Từ VNPT-CA, BKAV-CA, Viettel-CA.
• Máy tính tiền/POS: Có kết nối internet, màn hình cảm ứng (taxi, xe buýt).
• Hệ thống GPS: Tích hợp với phần mềm hóa đơn (bắt buộc theo Thông tư 12/2025/TT-BGTVT).
• Phần mềm hóa đơn: VNPT Invoice, Misa, Viettel Money, Einvoice Thái Sơn, EasyInvoice – phải được Tổng cục Thuế chứng nhận.

Bước 3: Đào tạo nhân viên

• Tài xế, nhân viên thu ngân: Cách xuất hóa đơn trên POS/app di động.
• Kế toán: Kiểm tra, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/HĐĐT).

>> Tham khảo: Phân biệt hộ kinh doanh và doanh nghiệp, nên chọn mô hình nào?

3. Lựa Chọn Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Phù Hợp Với Vận Tải

Khuyến nghị:

• Taxi, xe hợp đồng: Dùng app di động + POS.
• Xe khách liên tỉnh: Dùng máy tính tiền tại bến.
• Vận tải hàng hóa: Dùng phần mềm web + API GPS.

>> Tham khảo: Sử dụng phần mềm Einvoice Thái Sơn để xuất hóa đơn thế nào?

4. Quy Trình Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp Vận Tải

Bước 1: Thu thập dữ liệu chuyến đi

• Hành khách: Tên, số điện thoại, điểm đi/đến, thời gian, giá vé (từ hệ thống đặt vé online hoặc quầy).
• Hàng hóa: Tên hàng, khối lượng, cước phí, hợp đồng vận chuyển.
• Tự động: Hệ thống GPS ghi nhận hành trình → truyền dữ liệu về phần mềm.

Bước 2: Lập hóa đơn trên phần mềm

• Mở phần mềm → Chọn “Lập hóa đơn mới”.
• Tự động điền:
  • Người bán: Tên công ty, MST, địa chỉ.
  • Người mua: Tên hành khách/doanh nghiệp nhận hàng, MST (nếu có).
  • Nội dung: “Vận chuyển hành khách từ A đến B” hoặc “Vận chuyển hàng hóa lô XYZ”.
  • Số tiền: Tự động tính từ cước phí.
  • Thuế GTGT: 10% (hoặc 0% nếu vận tải quốc tế).

Bước 3: Ký số và phát hành

• Kết nối USB Token → Nhập PIN → Ký số.
• Hệ thống tự động:
  • Gửi dữ liệu về Tổng cục Thuế.
  • Tạo file PDF + XML có mã QR.
  • Gửi hóa đơn cho khách qua SMS/Email/Zalo.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho hành khách/đối tác

• Hành khách: In tạm hóa đơn giấy (nếu yêu cầu) hoặc gửi SMS mã tra cứu.
• Doanh nghiệp nhận hàng: Gửi email file PDF + XML.

Bước 5: Lưu trữ và báo cáo

• Hóa đơn tự động lưu 10 năm trên cloud.
• Xuất báo cáo BC26/HĐĐT hàng quý → Nộp trước ngày 30 tháng đầu quý sau.

5. Tích Hợp Hóa Đơn Điện Tử Với Hệ Thống Giám Sát Hành Trình (GPS)

Theo Thông tư 12/2025/TT-BGTVT, doanh nghiệp vận tải phải:

• Kết nối hệ thống GPS với phần mềm hóa đơn.
• Dữ liệu hành trình (điểm đi, điểm đến, thời gian, quãng đường) → tự động sinh hóa đơn.

Ví dụ thực tế:

• Xe khách Mai Linh tích hợp GPS với VNPT Invoice → Khi xe đến bến, hệ thống tự xuất hóa đơn cho từng hành khách → gửi SMS mã QR.
• Tài xế chỉ cần xác nhận → không cần nhập tay.

Lợi ích:

• Giảm 90% thời gian lập hóa đơn.
• Chống gian lận (tài xế không thể “ăn bớt” cước).
• Dữ liệu phục vụ truy vết dịch bệnh, quản lý an toàn giao thông.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

6. Xử Lý Sai Sót Khi Xuất Hóa Đơn

7. Chi Phí Áp Dụng Và Cách Tối Ưu

Tổng chi phí ban đầu: 10–30 triệu đồng → Tiết kiệm 70% so với in hóa đơn giấy (giấy, mực, lưu kho).

Hỗ trợ từ nhà nước:

• Miễn phí tư vấn tại Sở GTVT.
• Hỗ trợ 50% chi phí phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ (Quỹ Chuyển đổi số).

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

8. Lợi Ích Khi Áp Dụng Hóa Đơn Điện Tử Trong Vận Tải

• Minh bạch doanh thu: Chống thất thu thuế, dễ báo cáo thuế.
• Tăng trải nghiệm khách hàng: Thanh toán không tiền mặt, nhận hóa đơn tức thì.
• Quản lý hiệu quả: Theo dõi doanh thu theo tuyến, tài xế, xe.
• Tuân thủ pháp luật: Tránh phạt, ngừng hoạt động.
• Bảo vệ môi trường: Giảm hàng triệu tờ hóa đơn giấy/năm.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/