Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, và hộ, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết trong Thông tư 32/2025/TT-BTC. Việc không phát hành hóa đơn điện tử hoặc vi phạm các quy định liên quan có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm khắc, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chống thất thu thuế. Bài viết này tổng hợp các quy định về mức phạt khi không phát hành hóa đơn điện tử, các hành vi vi phạm, hậu quả pháp lý, và các biện pháp khắc phục.
1. Tổng quan về yêu cầu phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, phát hành, và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, và hộ, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC bổ sung các quy định cụ thể, đặc biệt về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, áp dụng cho các lĩnh vực bán lẻ như xăng dầu, nhà hàng, siêu thị từ ngày 15/12/2025.
Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến các hình phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử không?
2. Các hành vi vi phạm liên quan đến không phát hành hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử bao gồm:
- Không phát hành hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh không lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch, kể cả khi khách hàng không yêu cầu.
- Phát hành hóa đơn giấy thay cho hóa đơn điện tử: Sử dụng hóa đơn giấy hoặc các phiếu tính tiền không hợp lệ thay vì hóa đơn điện tử theo quy định.
- Chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế: Không gửi dữ liệu hóa đơn điện tử trong vòng 24 giờ sau khi phát hành, theo định dạng XML.
- Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ: Phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (đối với doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã) hoặc hóa đơn thiếu thông tin bắt buộc.
- Không lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Đối với các cơ sở bán lẻ (xăng dầu, siêu thị, nhà hàng), không sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế để phát hành hóa đơn điện tử.
- Hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử không đúng quy trình: Không lập biên bản hủy/điều chỉnh hoặc không thông báo với cơ quan thuế khi xử lý sai sót.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Mức phạt đối với các hành vi vi phạm
Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể các mức phạt hành chính như sau:
3.1. Không phát hành HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Mức phạt: Từ 4 triệu đến 8 triệu đồng (Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
- Trường hợp nghiêm trọng: Nếu hành vi không phát hành hóa đơn điện tử nhằm trốn thuế hoặc gây thất thu thuế, mức phạt có thể lên đến 20 triệu đồng và doanh nghiệp bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp.
- Ví dụ: Một cửa hàng bán lẻ xăng dầu không phát hành hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng sẽ bị phạt từ 4-8 triệu đồng cho mỗi kỳ kiểm tra, kèm theo yêu cầu lập hóa đơn bổ sung.
3.2. Chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
- Mức phạt: Từ 2 triệu đến 10 triệu đồng, tùy thuộc vào thời gian chậm trễ và số lượng hóa đơn (Điều 25, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
- Hậu quả: Nếu không gửi dữ liệu trong thời hạn quy định (24 giờ), cơ quan thuế có thể coi hóa đơn không hợp lệ, ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).
3.3. Sử dụng hóa đơn không hợp lệ
- Mức phạt: Từ 3 triệu đến 5 triệu đồng nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (đối với doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã) hoặc thiếu thông tin bắt buộc.
- Truy thu thuế: Nếu hóa đơn không hợp lệ dẫn đến trốn thuế, doanh nghiệp bị truy thu toàn bộ số thuế GTGT và chịu phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn.
>> Tham khảo: Kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu nhiều mức thuế GTGT thì kê khai thuế như thế nào?
3.4. Không lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- Mức phạt: Từ 6 triệu đến 10 triệu đồng đối với các cơ sở kinh doanh bán lẻ (xăng dầu, siêu thị, nhà hàng) không sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế để phát hành hóa đơn điện tử, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
- Hậu quả bổ sung: Có thể bị tạm đình chỉ kinh doanh hoặc yêu cầu khắc phục trong thời hạn nhất định.
3.5. Hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử không đúng quy trình
- Mức phạt: Từ 4 triệu đến 8 triệu đồng nếu không lập biên bản hủy/điều chỉnh hoặc không thông báo với cơ quan thuế qua mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Thời hạn xử lý: Sai sót phải được thông báo trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT, nếu không sẽ bị phạt thêm.
4. Hậu quả pháp lý khác
Ngoài phạt hành chính, các hành vi vi phạm có thể dẫn đến:
- Truy thu thuế: Doanh nghiệp bị truy thu toàn bộ số thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp liên quan đến giao dịch không phát hành hóa đơn điện tử.
- Tiền chậm nộp: Áp dụng mức lãi suất 0,03%/ngày trên số thuế truy thu.
- Ảnh hưởng uy tín: Doanh nghiệp vi phạm nhiều lần có thể bị đưa vào danh sách rủi ro cao, chịu kiểm tra thuế thường xuyên hơn.
- Hình sự hóa: Nếu cố tình không phát hành hóa đơn điện tử để trốn thuế với số tiền lớn, doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Biện pháp khắc phục khi vi phạm
Để giảm thiểu rủi ro và khắc phục vi phạm, doanh nghiệp cần:
- Lập HĐĐT bổ sung: Nếu phát hiện chưa phát hành hóa đơn điện tử, lập hóa đơn bổ sung và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT.
- Thông báo sai sót: Sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn sai sót.
- Đầu tư hệ thống: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp uy tín như Thái Sơn E-Invoice, EasyInvoice, MISA để đảm bảo tuân thủ định dạng XML và kết nối với cơ quan thuế.
- Sử dụng máy tính tiền: Đối với bán lẻ, đầu tư máy tính tiền kết nối trực tiếp với cổng thuế, đặc biệt từ ngày 15/12/2025.
- Tập huấn nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình lập, phát hành, và lưu trữ hóa đơn điện tử để tránh sai sót.
6. Lợi ích của việc tuân thủ phát hành HĐĐT
Việc phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định mang lại nhiều lợi ích:
- Tránh phạt hành chính: Tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt từ 2-20 triệu đồng và truy thu thuế.
- Tăng minh bạch: Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát, giảm rủi ro kiểm tra đột xuất.
- Tối ưu chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ so với hóa đơn giấy.
- Tham gia “Hóa đơn may mắn”: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đủ điều kiện tham gia chương trình quay thưởng với giải thưởng lên đến 50 triệu đồng.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi