Quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC

Thông tư 32/2025/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành và có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, là văn bản quan trọng hướng dẫn thực hiện các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử, bao gồm cả chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, từ khái niệm, nội dung, đến cách thức triển khai và lợi ích mang lại.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là tài liệu điện tử do tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập (gọi chung là tổ chức khấu trừ) lập để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ từ thu nhập của cá nhân theo quy định pháp luật.

Chứng từ này được lập dưới dạng điện tử, tuân thủ định dạng và các yêu cầu kỹ thuật do Tổng cục Thuế quy định, nhằm thay thế chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng giấy trước đây. Mục tiêu là đảm bảo tính thống nhất, thuận tiện trong việc lưu trữ, tra cứu và sử dụng cho các mục đích kê khai thuế.

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải được lập và gửi đến cá nhân chịu thuế, đồng thời được truyền dữ liệu đến cơ quan thuế thông qua hệ thống điện tử. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch và hỗ trợ cá nhân trong việc hoàn thuế hoặc chứng minh thu nhập khi cần thiết.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Nội dung bắt buộc của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định rõ ràng các nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, bao gồm:

• Thông tin về tổ chức khấu trừ:

  • Tên, mã số thuế, địa chỉ, thông tin liên hệ của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập.

  • Trường hợp tổ chức khấu trừ có đơn vị trực thuộc thực hiện khấu trừ thuế, thông tin của đơn vị trực thuộc cũng cần được ghi rõ.

• Thông tin về cá nhân chịu thuế:

  • Họ và tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân hoặc hộ chiếu của cá nhân.

  • Các thông tin này phải được ghi chính xác để đảm bảo việc tra cứu và đối chiếu dữ liệu.

• Thông tin về thu nhập và thuế khấu trừ:

  • Số tiền thu nhập chịu thuế, số tiền thuế TNCN đã khấu trừ, kỳ tính thuế.

  • Loại thu nhập chịu thuế (ví dụ: tiền lương, tiền công, thu nhập từ hoạt động kinh doanh, chuyển nhượng vốn, v.v.).

  • Tỷ lệ khấu trừ thuế áp dụng (theo biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc thuế suất cố định 10% tùy trường hợp).

• Thông tin kỹ thuật:

  • Mã số chứng từ, ngày lập chứng từ, chữ ký số của tổ chức khấu trừ.

  • Định dạng chứng từ phải tuân theo chuẩn XML do Tổng cục Thuế quy định, đảm bảo tương thích với hệ thống dữ liệu thuế điện tử.

• Thông tin bổ sung:

  • Các ghi chú liên quan (nếu có), ví dụ: thông tin về khoản thu nhập miễn thuế, giảm trừ gia cảnh, hoặc các khoản khấu trừ đặc biệt khác.

>> Tham khảo: Tổng hợp các hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế GTGT từ 01/7/2025.

3. Quy trình lập và gửi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy trình lập và gửi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được thực hiện như sau:

• Lập chứng từ:

  • Tổ chức khấu trừ sử dụng phần mềm hỗ trợ hóa đơn, chứng từ điện tử (như MISA meInvoice, VNPT Invoice, hoặc các phần mềm được Tổng cục Thuế chấp thuận) để lập chứng từ.

  • Chứng từ phải được ký số bằng chữ ký số hợp lệ của tổ chức khấu trừ trước khi gửi.

• Gửi chứng từ cho cá nhân chịu thuế:

  • Chứng từ được gửi đến cá nhân qua email, cổng thông tin điện tử, hoặc ứng dụng được tổ chức khấu trừ cung cấp.

  • Cá nhân có thể tra cứu chứng từ thông qua mã số thuế và cổng thông tin của cơ quan thuế tại trang http://tracuu.gdt.gov.vn.

• Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế:

  • Tổ chức khấu trừ có trách nhiệm truyền dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đến hệ thống của Tổng cục Thuế trong thời hạn quy định (thường là 10 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế).

  • Dữ liệu được truyền qua hệ thống kết nối trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

• Lưu trữ chứng từ:

  • Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Quản lý thuế. Tổ chức khấu trừ và cá nhân chịu thuế đều có trách nhiệm lưu trữ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Lợi ích của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Việc áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả tổ chức khấu trừ, cá nhân chịu thuế và cơ quan thuế:

• Đối với tổ chức khấu trừ:

  • Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và gửi chứng từ giấy.

  • Tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót trong việc tính toán và lập chứng từ.

  • Dễ dàng quản lý và tra cứu dữ liệu nhờ tích hợp với các phần mềm kế toán, ERP.

• Đối với cá nhân chịu thuế:

  • Dễ dàng nhận và tra cứu chứng từ qua các nền tảng điện tử, đặc biệt tiện lợi khi làm thủ tục hoàn thuế hoặc chứng minh thu nhập.

  • Giảm rủi ro mất chứng từ so với hình thức giấy.

• Đối với cơ quan thuế:

  • Tăng cường tính minh bạch và chính xác trong quản lý thuế TNCN.

  • Thuận lợi trong việc đối chiếu, kiểm tra dữ liệu nhờ hệ thống hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp.

  • Hỗ trợ xây dựng cơ sở dữ liệu thuế quốc gia, phục vụ phân tích và hoạch định chính sách.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về đối tượng được miễn thuế TNDN.

5. Một số lưu ý khi triển khai

Để tuân thủ đúng quy định của Thông tư 32/2025/TT-BTC, các tổ chức khấu trừ cần lưu ý:

• Đảm bảo hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu: Phần mềm sử dụng phải tương thích với chuẩn định dạng của Tổng cục Thuế và có khả năng kết nối dữ liệu trực tiếp.

• Đào tạo nhân sự: Đội ngũ kế toán, nhân sự cần được đào tạo để sử dụng thành thạo quy trình lập và gửi chứng từ điện tử.

• Kiểm tra thông tin cá nhân: Đảm bảo thông tin của cá nhân chịu thuế (mã số thuế, CCCD, v.v.) được cập nhật chính xác để tránh sai sót khi truyền dữ liệu.

• Tuân thủ thời hạn: Việc truyền dữ liệu chứng từ đến cơ quan thuế cần được thực hiện đúng thời hạn để tránh bị xử phạt.

6. Thách thức và giải pháp

Mặc dù chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mang lại nhiều lợi ích, một số thách thức có thể phát sinh:

• Thách thức về hạ tầng công nghệ:

  • Một số doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh có thể gặp khó khăn trong việc đầu tư vào hệ thống phần mềm và chữ ký số.

  • Giải pháp: Tận dụng các dịch vụ hóa đơn điện tử giá rẻ từ các nhà cung cấp uy tín như VNPT, Viettel, hoặc MISA, đồng thời tham gia các chương trình hỗ trợ chuyển đổi số của cơ quan thuế.

>> Có thể bạn quan tâm: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

• Thách thức về nhận thức và thói quen:

  • Một số cá nhân và tổ chức vẫn quen sử dụng chứng từ giấy, dẫn đến khó khăn trong việc chuyển đổi.

  • Giải pháp: Tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn từ cơ quan thuế và các tổ chức cung cấp dịch vụ.

• An ninh thông tin:

  • Dữ liệu chứng từ điện tử cần được bảo mật để tránh rò rỉ thông tin cá nhân.

  • Giải pháp: Sử dụng chữ ký số và các hệ thống bảo mật đạt chuẩn, đồng thời tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/