Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn điện tử gồm những gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam từ năm 2022 đã trở thành hình thức hóa đơn chính thức, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Đến năm 2026, sau khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực đầy đủ, toàn bộ HĐĐT phải tuân thủ nghiêm ngặt 38 tiêu thức bắt buộc được quy định tại Phụ lục IA Thông tư 32/2025/TT-BTC (ban hành ngày 20/11/2025). Việc thiếu hoặc sai bất kỳ tiêu thức nào đều khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ, dẫn đến không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, không được kê khai đầu ra và có thể bị phạt từ 4–20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Dưới đây là phân tích chi tiết từng nhóm tiêu thức, ý nghĩa pháp lý và lưu ý thực tiễn khi lập HĐĐT.

1. Nhóm thông tin cơ bản về hóa đơn (tiêu thức 1–5)

1. Tên hóa đơn Phải ghi đúng tên theo mẫu số: “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG” (01GTKT), “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG” (02GTTT), “PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ” (03XKNB), v.v. Không được tự ý đặt tên khác.

2. Mẫu số hóa đơn Từ 01/01/2026, chỉ được dùng 6 mẫu số cố định:

• 01GTKT – Hóa đơn GTGT
• 02GTTT – Hóa đơn bán hàng
• 03XKNB – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• 04HGDL – Hóa đơn điều chỉnh
• 07KPTQ – Hóa đơn GTGT khu phi thuế quan
• 08DVBH – Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia Doanh nghiệp không còn được tự đặt mẫu số (ví dụ: 01GTKT00X…).

3. Ký hiệu hóa đơn Bắt buộc đúng cấu trúc 6 ký tự:

• Ký tự 1: C (có mã cơ quan thuế) hoặc K (không mã)
• Ký tự 2–3: Hai số cuối năm lập (26 cho năm 2026)
• Ký tự 4: Loại hóa đơn (1=GTGT, 2=bán hàng, 3=tài sản công…)
• Ký tự 5: T (từ máy tính tiền) hoặc N (thông thường)
• Ký tự 6: Đặc thù (P=bán tài sản công, V=tem vé thẻ…) Ví dụ: C26A1N (HĐĐT GTGT có mã, năm 2026, không từ máy tính tiền).

4. Số hóa đơn Tăng dần liên tục trong dải số đã đăng ký (tối đa 8 chữ số). Không được trùng lặp hoặc bỏ số.

5. Ngày lập hóa đơn Định dạng dd/mm/yyyy, phải là ngày thực tế lập hóa đơn (không được ghi lùi hoặc ghi trước).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Nhóm thông tin người bán và người mua (tiêu thức 6–15)

6–10. Thông tin người bán

• Tên đầy đủ theo đăng ký kinh doanh
• Mã số thuế (MST)
• Địa chỉ trụ sở chính
• Số điện thoại (bắt buộc ghi)
• Email (bắt buộc ghi)

11–15. Thông tin người mua

• Tên đầy đủ
• MST (bắt buộc nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp)
• Địa chỉ
• Số điện thoại (bắt buộc nếu giao dịch ≥20 triệu)
• Email (bắt buộc nếu gửi điện tử)

Lưu ý: Nếu người mua là cá nhân không lấy hóa đơn (bán lẻ), ghi “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không yêu cầu”.

>> Tham khảo: Nghị định 359/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026: Điều chỉnh quan trọng về thuế GTGT.

3. Nhóm thông tin hàng hóa, dịch vụ và giá trị (tiêu thức 16–27)

16. Hình thức thanh toán Ghi rõ: “Chuyển khoản”, “Tiền mặt”, “Thẻ tín dụng”, “Bù trừ công nợ”…

17–24. Chi tiết hàng hóa/dịch vụ

• Tên hàng hóa, dịch vụ (ghi đầy đủ, không viết tắt)
• Mã hàng (nếu có)
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền chưa thuế
• Thuế suất GTGT (10%, 8%, 5%, 0%, KCT, KKH)
• Tiền thuế GTGT

25–26. Tổng tiền thanh toán

• Tổng tiền thanh toán (bằng số)
• Tổng tiền bằng chữ (bắt buộc ghi rõ)

27. Ghi chú Bắt buộc ghi trong các trường hợp đặc biệt:

• “Hàng mẫu quảng cáo không thu tiền”
• “Hàng khuyến mại không thu tiền theo chương trình…”
• “Hàng hóa điều chuyển nội bộ từ chi nhánh…”
• “Thanh toán bù trừ công nợ theo biên bản ngày…”

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Nhóm thông tin xác thực và kỹ thuật (tiêu thức 28–38)

• Chữ ký số người bán Bắt buộc, sử dụng chứng thư số hợp lệ.
• Mã cơ quan thuế Chỉ có trên HĐĐT có mã (dãy số 10 chữ số do Tổng cục Thuế cấp).
• Mã QR Bắt buộc, kích thước tối thiểu 25×25 mm, chứa toàn bộ 38 tiêu thức.
• Thời điểm ký số Ghi rõ giờ:phút:giây ngày ký.
• Tên phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ Bắt buộc ghi rõ.
• Thông tin ủy nhiệm lập hóa đơn Nếu ủy quyền cho bên thứ ba.
• Các thông tin bổ sung Tỷ giá ngoại tệ, mã số lô hàng nhập khẩu, số hợp đồng, thông tin bên vận chuyển (nếu có).

>> Tham khảo: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.

5. Lưu ý quan trọng khi lập HĐĐT năm 2026

• Không được thiếu bất kỳ tiêu thức nào → Hóa đơn bị coi là không hợp lệ → Không khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Ghi chú bắt buộc trong trường hợp đặc biệt để tránh tranh chấp và kiểm tra thuế.
• Mã QR phải rõ nét, dễ quét → Người mua có quyền kiểm tra ngay tại chỗ.
• Phạt vi phạm: Lập HĐĐT thiếu tiêu thức → Phạt 4–8 triệu; sử dụng HĐĐT không hợp lệ → Phạt 10–20 triệu + truy thu thuế.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/