Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi nào?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một loại báo cáo bắt buộc mà các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh tại Việt Nam phải nộp cho cơ quan thuế để báo cáo số lượng hóa đơn đã phát hành, sử dụng, hủy hoặc mất trong một kỳ nhất định. Báo cáo này được quy định trong các văn bản pháp lý như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 39/2014/TT-BTC, và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đặc biệt, với sự chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đã trở nên đơn giản hơn nhờ các nền tảng trực tuyến như eTax và phần mềm hóa đơn điện tử. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, từ khái niệm, mục đích, quy trình lập và nộp, đến các lưu ý quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định.

1. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC đối với hóa đơn giấy hoặc báo cáo tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử) là tài liệu mà doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế để báo cáo chi tiết về:

• Số lượng hóa đơn đã phát hành, sử dụng trong kỳ.
• Số hóa đơn bị hủy, mất, hoặc sai sót.
• Tình trạng tồn kho hóa đơn (đối với hóa đơn giấy).
• Dữ liệu hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (GTKT), hóa đơn bán hàng, và các loại hóa đơn đặc thù.

Báo cáo này giúp cơ quan thuế kiểm soát việc sử dụng hóa đơn, đảm bảo tính minh bạch, chống gian lận thuế và xác minh tính hợp lệ của các giao dịch. Với hóa đơn điện tử, báo cáo thường được tự động tổng hợp và gửi qua hệ thống eTax, tích hợp với các phần mềm như Thái Sơn E-invoice.

>> Tham khảo: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử thế nào?

2. Ý nghĩa và vai trò của báo cáo

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế:

• Đối với cơ quan thuế:
  • Kiểm soát việc phát hành và sử dụng hóa đơn, phát hiện các hành vi gian lận như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
  • Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với tờ khai thuế để đảm bảo tính chính xác.
  • Hỗ trợ quản lý thuế trong bối cảnh chuyển đổi số, đặc biệt với hóa đơn điện tử.
• Đối với doanh nghiệp:
  • Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tránh bị phạt do chậm nộp hoặc sai sót trong báo cáo.
  • Giúp quản lý chặt chẽ hóa đơn đã phát hành, tránh thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích.
  • Tích hợp dữ liệu hóa đơn với hệ thống kế toán, giảm công sức nhập liệu thủ công.
  • Tăng tính minh bạch trong giao dịch, tạo uy tín với đối tác và cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

3. Các loại hóa đơn trong báo cáo

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bao gồm thông tin về các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTKT): Dùng để kê khai và khấu trừ thuế VAT.
• Hóa đơn bán hàng (HDBH): Áp dụng cho các giao dịch không chịu thuế VAT hoặc không cần khấu trừ.
• Hóa đơn điện tử (HDĐT): Bao gồm cả GTKT và HDBH, có mã cơ quan thuế (Mã CQT) hoặc không có mã.
• Hóa đơn đặc thù: Như hóa đơn xuất khẩu (HC), hóa đơn cho khu phi thuế quan (KPTQ), hoặc hóa đơn thương mại điện tử (TMĐT).
• Hóa đơn bị hủy/mất: Báo cáo số lượng hóa đơn bị hủy do sai sót hoặc mất, kèm biên bản xử lý.

>> Tham khảo: ThaisonSoft được Cục Thuế lựa chọn hỗ trợ hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

4. Quy trình lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Dưới đây là các bước chi tiết để lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, áp dụng cho cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và dữ liệu

• Thu thập dữ liệu hóa đơn:
  • Tổng hợp số lượng hóa đơn đã phát hành trong kỳ (số hóa đơn, giá trị trước thuế, thuế VAT).
  • Ghi nhận các hóa đơn bị hủy, mất, hoặc sai sót (nếu có).
  • Đối với hóa đơn điện tử, sử dụng phần mềm như Thái Sơn E-invoice để xuất bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn.
• Kiểm tra thông tin doanh nghiệp:
  • Xác minh mã số thuế (MST), kỳ báo cáo (hàng tháng hoặc hàng quý), và thông tin chữ ký số.
• Chuẩn bị công cụ:
  • Đăng nhập hệ thống eTax (etax.gov.vn) hoặc phần mềm iHTKK.
  • Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và đã được cài đặt.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập báo cáo

• Truy cập hệ thống:
  • Đăng nhập eTax hoặc iHTKK bằng tài khoản doanh nghiệp.
  • Chọn mục “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” (mẫu BC26/AC cho hóa đơn giấy hoặc mục báo cáo hóa đơn điện tử).
• Nhập dữ liệu:
  • Nhập thông tin kỳ báo cáo (tháng/quý, năm).
  • Ghi số lượng hóa đơn đã sử dụng, bao gồm: số hóa đơn đầu kỳ, số phát hành mới, số đã sử dụng, số hủy, số mất.
  • Với hóa đơn điện tử, nhập thông tin mã hóa đơn (MHD), ký hiệu hóa đơn (KHĐT), và tổng giá trị hóa đơn.
  • Nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, dữ liệu có thể được tự động đồng bộ từ hệ thống.
• Kiểm tra dữ liệu: Sử dụng chức năng kiểm tra của phần mềm để phát hiện sai sót (như thiếu số hóa đơn, sai giá trị).

Bước 3: Ký và nộp báo cáo

• Sử dụng chữ ký số để ký điện tử trên báo cáo.
• Nhấn “Nộp báo cáo” trên eTax hoặc iHTKK.
• Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận nộp thành công qua email hoặc SMS.

>> Tham khảo: Hướng dẫn kê khai thuế điện tử nhanh chóng.

Bước 4: Lưu trữ và tra cứu

• Tải file báo cáo đã nộp (định dạng XML hoặc PDF) để lưu trữ.
• Tra cứu trạng thái báo cáo trên eTax (đã tiếp nhận, có sai sót, v.v.).
• Lưu trữ báo cáo và hóa đơn liên quan ít nhất 10 năm theo quy định.

5. Thời hạn nộp báo cáo

• Hóa đơn giấy:
  • Doanh nghiệp kê khai thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Nộp báo cáo hàng quý, chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu tiên quý tiếp theo (ví dụ: báo cáo quý 3 nộp trước 30/10).
  • Doanh nghiệp kê khai theo phương pháp trực tiếp: Không bắt buộc nộp báo cáo, trừ trường hợp cơ quan thuế yêu cầu.
• Hóa đơn điện tử:
  • Báo cáo được tự động tổng hợp và gửi cùng tờ khai thuế VAT (hàng tháng hoặc hàng quý).
  • Nếu có sai sót hóa đơn, lập thông báo sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT) và gửi cùng báo cáo.

6. Lưu ý khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Đúng thời hạn: Chậm nộp báo cáo có thể bị phạt từ 400.000 đến 5.000.000 VNĐ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Đảm bảo tính chính xác: Kiểm tra kỹ số lượng hóa đơn, giá trị, và thông tin sai sót trước khi nộp.
• Xử lý hóa đơn sai sót:

Hóa đơn bị hủy/mất phải lập biên bản và thông báo cho cơ quan thuế (mẫu 04/SS-HĐĐT).

Báo cáo phải ghi rõ số lượng và lý do hủy/mất.

• Sử dụng phần mềm uy tín: Các giải pháp như Thái Sơn E-invoice tự động tổng hợp dữ liệu hóa đơn, giảm nguy cơ sai sót.
• Cập nhật quy định mới: Theo dõi các văn bản pháp lý như Thông tư 78/2021/TT-BTC để đảm bảo báo cáo đúng quy định.
• Lưu trữ cẩn thận: Lưu trữ báo cáo và hóa đơn liên quan để phục vụ kiểm tra thuế.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/