Biên lai điện tử (BLĐT) là một phần quan trọng trong hệ thống chứng từ điện tử, nhằm số hóa việc thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, giúp tiết kiệm chi phí, tăng tính minh bạch và thuận tiện cho tổ chức, cá nhân. Dưới đây là tổng hợp các quy định chính dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành (cập nhật đến năm 2025), tập trung vào định nghĩa, nội dung bắt buộc, thủ tục đăng ký/phát hành, lưu trữ, sử dụng và một số lưu ý.
1. Định nghĩa và phạm vi áp dụng
- Định nghĩa: Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Phạm vi: Áp dụng cho tổ chức thu thuế, phí, lệ phí (bao gồm doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cơ quan nhà nước). Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc sử dụng biên lai điện tử được mở rộng, đặc biệt kết hợp với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Hình thức: Có thể thu bằng VND hoặc ngoại tệ (quy đổi theo tỷ giá tại Nghị định 120/2016/NĐ-CP). Tổ chức thu có thể thêm logo, hình ảnh trang trí nhưng không che khuất nội dung bắt buộc.
2. Nội dung bắt buộc trên biên lai điện tử
Theo quy định, biên lai điện tử phải bao gồm các thông tin sau (theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC):
- Tên biên lai (ví dụ: Biên lai thu phí…).
- Ký hiệu và số biên lai (số bắt đầu từ 01/01 hàng năm, kết thúc 31/12).
- Ngày tháng năm lập biên lai.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức thu.
- Tên, địa chỉ người nộp (hoặc mã số thuế nếu có).
- Nội dung thu (loại phí/lệ phí, số tiền bằng số và chữ).
- Chữ ký số của người lập và tổ chức thu.
- Mã cơ quan thuế (nếu áp dụng).
Có thể thêm thông tin khác nhưng cỡ chữ không lớn hơn nội dung bắt buộc.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Thủ tục đăng ký và phát hành
- Đăng ký sử dụng: Trước khi sử dụng, tổ chức thu phải đăng ký với cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (theo Điều 15, 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Hồ sơ bao gồm: Mẫu đăng ký (Mẫu 01/ĐK-ĐT), thông tin về phần mềm sử dụng. Cơ quan thuế phản hồi trong 1 ngày làm việc qua thông báo điện tử (Mẫu 01/TB-ĐKĐT).
- Phát hành: Thông báo phát hành biên lai theo Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ký hiệu và mẫu số theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Sau khi đăng ký thành công, hủy biên lai giấy tồn kho (nếu có).
- Thay đổi thông tin: Gửi lại đăng ký mới qua Cổng thông tin nếu có thay đổi (ví dụ: địa chỉ, mã số thuế).
>> Tham khảo: Tăng giảm trừ gia cảnh từ 2026 lên 15,5 triệu đồng/tháng: Lương bao nhiêu phải nộp thuế TNCN?
4. Lưu trữ và quản lý
- Biên lai điện tử phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu, đảm bảo:
- Có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu.
- Giữ nguyên định dạng gốc hoặc định dạng thể hiện chính xác nội dung.
- Xác định được nguồn gốc, nơi đến, ngày giờ gửi/nhận.
- Thời hạn lưu trữ: Theo Điều 26 Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Điều 28 Thông tư 39/2014/TT-BTC và Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC (thường 10 năm trở lên tùy loại).
- Hủy biên lai: Theo quy định kế toán, chỉ hủy biên lai giấy; biên lai điện tử không quy định hủy cụ thể trong Thông tư 303/2016/TT-BTC.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Chuyển đổi và sử dụng đặc biệt
- Chuyển đổi sang giấy: Chỉ thực hiện 1 lần, phải giữ nguyên nội dung gốc, có ký hiệu xác nhận chuyển đổi, chữ ký người thực hiện và dấu của tổ chức. Áp dụng khi cần giao cho người nộp (ví dụ: Trung tâm đăng ký kinh doanh).
- Điều chỉnh sai sót: Trao đổi văn bản với Bộ Tài chính/Tổng cục Thuế trước khi thực hiện.
- Biên lai cũ: Biên lai theo Thông tư 303/2016/TT-BTC và Quyết định 30/2001/QĐ-BTC có thể tiếp tục sử dụng đến hết, sau đó chuyển sang mẫu mới theo Nghị định 11/2020/NĐ-CP hoặc 123/2020/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử đúng quy định 2025.
6. Các văn bản pháp luật chính
Dưới đây là bảng tóm tắt các quy định cốt lõi:
| Văn bản | Nội dung chính | Ngày ban hành/Hiệu lực |
|---|---|---|
| Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Quy định chung về chứng từ điện tử, đăng ký, phát hành, sử dụng BLĐT (Điều 33-37). | 19/10/2020 |
| Nghị định 70/2025/NĐ-CP | Sửa đổi, bổ sung Nghị định 123; mở rộng từ 01/06/2025 (đăng ký, thông báo). | 2025 |
| Thông tư 303/2016/TT-BTC | Định nghĩa, loại hình, quy trình in/phát hành chứng từ thu phí/lệ phí. | 15/11/2016 |
| Thông tư 78/2021/TT-BTC | Mẫu số, ký hiệu biên lai; hướng dẫn sử dụng. | 17/09/2021 |
| Thông tư 39/2014/TT-BTC | Lưu trữ hóa đơn/chứng từ điện tử. | 31/03/2014 |
Lưu ý
- Từ 2025, việc triển khai biên lai điện tử bắt buộc hơn với một số ngành (như bán lẻ, dịch vụ), kết nối trực tiếp với cơ quan thuế qua phần mềm được chứng nhận.
- Nếu gặp vướng mắc, liên hệ Cục Thuế địa phương hoặc Tổng cục Thuế qua Cổng thông tin điện tử (etax.gdt.gov.vn).
- Các quy định có thể cập nhật; khuyến nghị kiểm tra văn bản gốc trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ hoặc Bộ Tài chính để có thông tin mới nhất.
>> Tham khảo: Hóa đơn thương mại điện tử được quy định thế nào?
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi