Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, ngoài việc phát hành hay điều chỉnh, thay thế hóa đơn thì việc lưu trữ cũng rất quan trọng. Làm thế nào để lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp giúp các doanh nghiệp câu hỏi này.

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo Nghị định 119

Khoản 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2019 có nêu:

Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;
• In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Một số doanh nghiệp vẫn còn vướng mắc về việc lưu trữ hóa đơn điện tử

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 32

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 1 và 2 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

• Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

• Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
  • Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
  • Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
  • Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.

Trong quá trình sử dụng, nếu doanh nghiệp có những vướng mắc về phương thức lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng hay các vướng mắc về hóa đơn điện tử nói chung thì có thể tìm đến các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được trợ giúp. Những đơn vị này với kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn có thể nhanh chóng tư vấn, giải đáp để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức thuận lợi, hoạt động sản xuất kinh doanh không bị ảnh hưởng bởi các sự cố hay vấn đề gặp phải về hóa đơn.