Lập hóa đơn sai thời điểm là một trong những vi phạm phổ biến nhất đối với hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam. Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đã thay đổi lớn cách xử lý sai sót hóa đơn, bao gồm cả trường hợp lập sai thời điểm: bỏ hoàn toàn quy định hủy hóa đơn, thay vào đó bắt buộc sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, và phải lập biên bản thỏa thuận (văn bản thỏa thuận) giữa người bán và người mua trước khi xử lý. Quy định này tiếp tục áp dụng toàn bộ năm 2026, kết hợp với việc bỏ thuế khoán và chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế từ 01/01/2026 (Nghị quyết 198/2025/QH15). Sai thời điểm lập hóa đơn là trường hợp hóa đơn được lập không đúng thời điểm quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025), dẫn đến vi phạm nghiêm trọng về nghĩa vụ thuế. Bài viết hướng dẫn chi tiết cách xử lý sai sót này theo quy định hiện hành.
>> Tham khảo: Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn điện tử gồm những gì?
1. Thời điểm lập hóa đơn theo quy định (Nghị định 70/2025)
Nghị định 70/2025 đã sửa đổi, bổ sung thời điểm lập hóa đơn để linh hoạt hơn:
- Bán hàng hóa: Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phụ thuộc thu tiền).
- Cung cấp dịch vụ: Khi hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền (thu trước) → lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Xuất khẩu hàng hóa: Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan.
- Đặc thù:
- Bảo hiểm: Khi thu phí bảo hiểm.
- Xổ số, casino, trò chơi điện tử có thưởng: Khi kết thúc giao dịch.
- Vận tải hành khách công cộng (xe buýt, taxi phần mềm): Có thể lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng (nếu Nghị định sửa đổi Điều 9 được ban hành).
- Hóa đơn điện tử MTT (bắt buộc với HKD/doanh thu ≥ 1 tỷ/năm): Lập ngay tại thời điểm kết thúc giao dịch.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Sai thời điểm thường gặp:
- Lập hóa đơn trước khi giao hàng/dịch vụ hoàn thành.
- Lập hóa đơn sau thời hạn quy định (ví dụ: sau ngày làm việc tiếp theo).
- Lập hóa đơn khi chưa thu tiền (nếu quy định bắt buộc thu tiền trước).
2. Hậu quả của việc lập hóa đơn sai thời điểm
- Hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ về mặt pháp lý nếu nội dung đúng, nhưng vi phạm thời điểm dẫn đến:
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu người mua kê khai sai kỳ).
- Người bán bị phạt hành chính theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực 16/01/2026):
- Phạt lũy tiến theo số lượng hóa đơn sai thời điểm: Cảnh cáo hoặc 500.000 đồng đến 70 triệu đồng (tùy bậc số lượng).
- Nếu sai sót dẫn đến trốn thuế: Phạt nặng hơn (20% số thuế trốn).
- Giảm nhẹ: Nghị định 310 bỏ tình tiết tăng nặng “vi phạm nhiều lần” trong một số trường hợp, chỉ xử phạt một hành vi theo số lượng hóa đơn.
>> Tham khảo: Công văn 6175/CT-PC: Toàn bộ quy định xử phạt thuế, hóa đơn mới áp dụng từ 16/01/2026.
3. Quy trình xử lý hóa đơn lập sai thời điểm từ 01/06/2025
Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025 (sửa đổi Điều 19 Nghị định 123):
Bước 1: Phát hiện sai sót Kiểm tra qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn. Xác định sai thời điểm (lập trước/sau quy định).
Bước 2: Thống nhất với người mua
- Nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp/HKD: Bắt buộc lập biên bản thỏa thuận (văn bản thỏa thuận) ghi rõ:
- Thông tin hóa đơn sai (mẫu số, ký hiệu, số, ngày lập).
- Nội dung sai sót: “Lập hóa đơn ngày… nhưng thời điểm giao hàng/dịch vụ là ngày…”.
- Cách xử lý: Điều chỉnh tăng/giảm hoặc thay thế.
- Cam kết hai bên chịu trách nhiệm.
- Ngày lập biên bản, chữ ký (ký số nếu điện tử).
- Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh: Chỉ cần thông báo (email/SMS/website) cho người mua về sai sót và việc xử lý.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
- Hóa đơn điều chỉnh (phổ biến nhất):
- Ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”.
- Giá trị: Dấu (+) nếu tăng, dấu (-) nếu giảm (thường điều chỉnh thời điểm không ảnh hưởng giá trị, nhưng có thể điều chỉnh kỳ kê khai thuế).
- Có thể lập 01 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, cùng người mua.
- Hóa đơn thay thế:
- Ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”.
- Hóa đơn mới có số mới, thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ.
- Ký số, phát hành cho người mua và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
Bước 4: Thông báo cơ quan thuế
- Nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 70/2025) qua thuedientu.gdt.gov.vn để thông báo sai sót và hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Kê khai bổ sung thuế nếu sai sót ảnh hưởng kỳ kê khai.
Bước 5: Lưu trữ
- Lưu biên bản thỏa thuận, hóa đơn cũ/mới ít nhất 10 năm (file XML gốc).
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
4. Quy trình trên phần mềm hóa đơn điện tử
Phần mềm uy tín hỗ trợ tự động:
- Thái Sơn Einvoice: Tương tự, mục “Điều chỉnh hóa đơn” → Chọn loại sai sót → Tự động sinh biên bản và hóa đơn mới.
5. Lưu ý quan trọng năm 2026
- Đối với hóa đơn điện tử MTT: Sai thời điểm (lập không theo thời gian thực) → xử lý tương tự, nhưng cần nhanh vì dữ liệu realtime ảnh hưởng tờ khai gợi ý.
- Phạt: Nghị định 310/2025 giảm nhẹ mức phạt nếu tự khắc phục, nhưng vẫn nghiêm nếu không xử lý.
- Hộ kinh doanh: Doanh thu ≥ 1 tỷ, sai sót MTT cần xử lý ngay để tránh ảnh hưởng kê khai theo doanh thu thực tế.
- Hỗ trợ: Liên hệ Chi cục Thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm để được hướng dẫn miễn phí.
Xử lý hóa đơn lập sai thời điểm năm 2026 linh hoạt hơn nhưng bắt buộc tuân thủ biên bản thỏa thuận và không hủy hóa đơn. Việc xử lý đúng giúp hóa đơn hợp lệ, khấu trừ thuế GTGT an toàn và tránh phạt. Doanh nghiệp/HKD nên cập nhật phần mềm và thực hành quy trình sớm.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi