Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân tránh rủi ro truy thu thuế hoặc phạt hành chính. Năm 2025, hơn 70.000 trường hợp vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử không hợp lệ được Tổng cục Thuế phát hiện, với tổng số tiền phạt lên đến 1.800 tỷ đồng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, các công cụ hỗ trợ, hậu quả của việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ và biện pháp phòng tránh, dựa trên quy định mới nhất đến tháng 9/2025.
1. Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn được lập đúng quy định, chứa đầy đủ thông tin bắt buộc, được xác thực bởi chữ ký số và truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế. Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ phải đáp ứng các tiêu chí:
- Có đầy đủ thông tin: Mã số thuế, tên, địa chỉ của bên mua và bán, ngày phát hành, nội dung giao dịch, tổng giá trị, thuế suất.
- Được ký số hợp lệ: Sử dụng chữ ký số từ nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công nhận (Thaison-CA, VNPT-CA).
- Đã truyền dữ liệu: Hóa đơn phải được gửi đến hệ thống thuế trong vòng 24 giờ kể từ khi phát hành.
- Có mã xác thực (nếu áp dụng): Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, mã này phải được Tổng cục Thuế cấp.
Hóa đơn điện tử không hợp lệ (giả mạo, sai thông tin, chưa truyền dữ liệu) không được dùng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hợp thức hóa chi phí, dẫn đến rủi ro tài chính và pháp lý.
>> Tham khảo: Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì?
2. Các cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Có ba phương pháp chính để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, phù hợp cho cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân:
a. Tra cứu qua cổng Tổng cục Thuế
- Công cụ: Truy cập tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
- Cách thực hiện:
- Nhập mã hóa đơn, mã số thuế người bán, ngày phát hành.
- Hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn: Tình trạng hợp lệ, ngày truyền dữ liệu, thông tin bên mua/bán.
- Kết quả:
- “Hóa đơn hợp lệ”: Đã được truyền và xác nhận.
- “Không tồn tại”: Hóa đơn có thể giả mạo hoặc chưa truyền dữ liệu.
- Ưu điểm: Miễn phí, chính xác, kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
b. Sử dụng ứng dụng eTax Mobile
- Công cụ: Tải ứng dụng eTax Mobile (iOS/Android) từ Tổng cục Thuế.
- Cách thực hiện:
- Đăng nhập bằng mã số thuế hoặc tài khoản cá nhân.
- Quét mã QR trên hóa đơn điện tử hoặc nhập thông tin thủ công.
- Kiểm tra trạng thái hóa đơn, bao gồm thông tin giao dịch và xác nhận từ cơ quan thuế.
- Ưu điểm: Tiện lợi, phù hợp cho cá nhân và hộ kinh doanh nhỏ.
c. Sử dụng phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn điện tử
- Công cụ: Phần mềm từ Thái Sơn (E-Invoice), VNPT, MISA meInvoice.
- Cách thực hiện:
- Đăng nhập tài khoản do nhà cung cấp cấp.
- Kiểm tra danh sách hóa đơn điện tử đã phát hành/nhận, đối chiếu với dữ liệu trên eTax.
- Ưu điểm: Tích hợp với hệ thống kế toán, phù hợp cho doanh nghiệp lớn.
Ví dụ: Một doanh nghiệp nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, tra cứu qua tracuuhoadon.gdt.gov.vn và phát hiện “Không tồn tại”. Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh hoặc báo cáo cơ quan thuế để tránh rủi ro.
>> Tham khảo: Năm 2025 không phát sinh thuế TNCN có phải nộp tờ khai?
3. Hậu quả của việc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ
Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ có thể dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng:
- Truy thu thuế: Cơ quan thuế hủy giá trị khấu trừ thuế GTGT, buộc doanh nghiệp nộp bổ sung, cộng lãi chậm nộp 0.03%/ngày.
- Phạt hành chính: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
- Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ: Phạt 5-20 triệu đồng mỗi hóa đơn.
- Hóa đơn giả mạo: Phạt 50-100 triệu đồng, có thể truy cứu hình sự (Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015).
- Ngừng cấp mã hóa đơn điện tử: Thời gian 3-12 tháng, gây gián đoạn phát hành hóa đơn.
- Mất uy tín: Đối tác từ chối giao dịch nếu phát hiện sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
- Chi phí khắc phục: Thuê dịch vụ kiểm toán để sửa lỗi, tốn từ 10-50 triệu đồng.
Năm 2025, hơn 40% trường hợp vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử không hợp lệ xuất phát từ việc doanh nghiệp không kiểm tra trước khi sử dụng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Quy trình xử lý khi phát hiện hóa đơn điện tử không hợp lệ
Khi kiểm tra và phát hiện hóa đơn điện tử không hợp lệ, cần thực hiện các bước sau:
- Liên hệ bên phát hành: Yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh hóa đơn (sai thông tin) hoặc lập lại nếu chưa truyền dữ liệu.
- Báo cáo cơ quan thuế: Nộp báo cáo qua eTax, sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT, trong 5 ngày kể từ khi phát hiện.
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Nếu sai thông tin, bên bán lập hóa đơn điều chỉnh và truyền lại dữ liệu.
- Kiểm tra lại: Tra cứu trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn để xác nhận hóa đơn mới hợp lệ.
- Lưu trữ chứng từ: Giữ biên bản điều chỉnh và hóa đơn mới để đối chiếu khi kiểm tra thuế.
Doanh nghiệp có thể khiếu nại trong 30 ngày nếu nghi ngờ cơ quan thuế xử lý sai, theo Luật Khiếu nại 2011.
Để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý:
- Kiểm tra định kỳ: Tra cứu hóa đơn điện tử hàng tháng, đặc biệt trước khi kê khai thuế GTGT.
- Xác minh chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số trên hóa đơn điện tử thuộc nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công nhận.
- Đối chiếu giao dịch: Kiểm tra nội dung hóa đơn điện tử khớp với hợp đồng, phiếu giao hàng.
- Lưu trữ đúng hạn: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ 10 năm, sử dụng dịch vụ đám mây từ Thái Sơn, VNPT để tránh mất dữ liệu.
- Cảnh giác hóa đơn giả: Hóa đơn điện tử không hiển thị trên cổng thuế thường là giả mạo, cần báo ngay cho cơ quan thuế.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi