Từ ngày 01/06/2025, các quy định mới về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam chính thức có hiệu lực theo Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Những thay đổi này không chỉ nhằm chuẩn hóa quy trình phát hành hóa đơn mà còn hỗ trợ quản lý thuế hiệu quả, minh bạch hơn trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia. Bài viết sẽ phân tích chi tiết các thay đổi về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử, ý nghĩa, cách thực hiện, cũng như những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
>> Tham khảo: Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì?
1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: thay đổi cụ thể
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một phần quan trọng giúp nhận diện loại hóa đơn và mục đích sử dụng. Trước ngày 01/06/2025, ký hiệu mẫu số thường được quy định phức tạp hơn, nhưng từ thời điểm này, Thông tư 32/2025/TT-BTC đã đơn giản hóa bằng cách quy định ký hiệu mẫu số chỉ gồm 1 chữ số (từ 1 đến 9), phản ánh loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- 1: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử.
- 2: Hóa đơn bán hàng điện tử.
- 3: Hóa đơn bán tài sản công.
- 4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
- 5: Các loại hóa đơn khác, như tem, vé, thẻ điện tử.
- 6: Hóa đơn xuất khẩu.
- 7: Hóa đơn bán hàng miễn thuế.
- 8: Hóa đơn đặc thù (do Bộ Tài chính quy định riêng).
- 9: Các loại hóa đơn điện tử khác được cơ quan thuế chấp thuận.
Ý nghĩa của thay đổi này:
- Đơn giản hóa nhận diện: Việc sử dụng một chữ số thay vì chuỗi ký tự phức tạp giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định loại hóa đơn khi lập, kiểm tra hoặc đối chiếu.
- Chuẩn hóa hệ thống: Hỗ trợ cơ quan thuế và phần mềm hóa đơn điện tử (như Thái Sơn Einvoice) trong việc xử lý dữ liệu nhanh chóng, giảm sai sót.
- Thích ứng với quy mô lớn: Với số lượng hóa đơn điện tử ngày càng tăng, ký hiệu mẫu số ngắn gọn giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và tra cứu trên hệ thống Tổng cục Thuế.
Doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo hệ thống tự động áp dụng ký hiệu mẫu số mới từ 01/06/2025, tránh trường hợp sử dụng mẫu cũ dẫn đến hóa đơn không hợp lệ.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Ký hiệu hóa đơn điện tử: Quy định mới
Ký hiệu hóa đơn điện tử là chuỗi ký tự dùng để phân biệt các hóa đơn theo năm phát hành, loại hóa đơn và hình thức sử dụng (có mã hay không có mã của cơ quan thuế). Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử từ 01/06/2025 sẽ gồm 6 ký tự, bao gồm chữ cái và chữ số, được quy định như sau:
- Ký tự thứ nhất: Là chữ cái (C hoặc K):
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
- Ký tự thứ hai và thứ ba: Là hai chữ số, biểu thị năm lập hóa đơn (tính theo năm dương lịch). Ví dụ: Hóa đơn lập năm 2025 sẽ có ký tự “25”.
- Ký tự thứ tư: Là chữ cái, biểu thị loại hóa đơn:
- T: Hóa đơn GTGT điện tử.
- B: Hóa đơn bán hàng điện tử.
- P: Hóa đơn bán tài sản công.
- G: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
- E: Hóa đơn đặc thù.
- M: Các loại hóa đơn điện tử khác.
- Ký tự thứ năm và thứ sáu: Do doanh nghiệp tự đặt (thường là chữ cái hoặc số) để phân biệt các hóa đơn trong cùng một loại, giúp quản lý nội bộ.
Ví dụ:
- Hóa đơn GTGT điện tử có mã của cơ quan thuế, lập năm 2025, do doanh nghiệp tự đặt ký hiệu “AA” sẽ có ký hiệu: C25TAA.
- Hóa đơn bán hàng điện tử không có mã, lập năm 2025, ký hiệu nội bộ “01” sẽ là: K25B01.
Ý nghĩa của thay đổi:
- Tính thống nhất: Ký hiệu 6 ký tự giúp chuẩn hóa cấu trúc hóa đơn trên toàn quốc, dễ dàng tích hợp với hệ thống quản lý thuế điện tử.
- Dễ dàng tra cứu: Cả doanh nghiệp và cơ quan thuế có thể nhanh chóng nhận diện năm lập, loại hóa đơn và hình thức sử dụng qua ký hiệu.
- Tăng tính linh hoạt: Doanh nghiệp được tự do đặt 2 ký tự cuối, giúp cá nhân hóa quản lý hóa đơn nội bộ mà vẫn tuân thủ quy định.
>> Tham khảo: Tổng hợp văn bản hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT 2025 mới nhất.
3. Quy trình chuyển đổi ký hiệu trước 31/12/2024
Để đảm bảo tuân thủ quy định mới, các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và doanh nghiệp cần hoàn tất việc chuyển đổi ký hiệu trước ngày 31/12/2024. Các bước thực hiện bao gồm:
- Cập nhật phần mềm: Các nhà cung cấp phần mềm (như Thái Sơn Einvoice) phải điều chỉnh hệ thống để tự động áp dụng ký hiệu mẫu số (1 chữ số) và ký hiệu hóa đơn điện tử (6 ký tự) theo chuẩn mới. Doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp để đảm bảo phần mềm được cập nhật kịp thời.
- Đăng ký lại hóa đơn: Doanh nghiệp cần đăng ký mẫu số và ký hiệu mới qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn). Quy trình này được đơn giản hóa theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC, không yêu cầu thông báo phát hành như trước.
- Kiểm tra hóa đơn cũ: Các hóa đơn sử dụng ký hiệu cũ (trước 01/06/2025) vẫn hợp lệ nếu được phát hành trước thời điểm này, nhưng từ 01/06/2025, mọi hóa đơn mới phải tuân theo ký hiệu mới.
Lưu ý: Doanh nghiệp không cần hủy hóa đơn cũ nhưng phải thông báo với cơ quan thuế nếu chuyển đổi sang ký hiệu mới trước thời hạn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Ảnh hưởng đến doanh nghiệp và hộ kinh doanh
Các thay đổi về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đặt ra một số thách thức:
- Lợi ích:
- Đơn giản hóa quản lý: Ký hiệu ngắn gọn, dễ hiểu giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại và tra cứu hóa đơn.
- Tăng tính minh bạch: Ký hiệu chuẩn hóa hỗ trợ cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ, giảm nguy cơ gian lận hóa đơn.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: Việc áp dụng ký hiệu mới đồng bộ với hệ thống hóa đơn điện tử quốc gia, thúc đẩy tích hợp với các nền tảng kế toán, ERP.
- Thách thức:
- Chi phí nâng cấp hệ thống: Một số doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh có thể gặp khó khăn trong việc cập nhật phần mềm hoặc đào tạo nhân viên.
- Thời gian chuyển đổi: Doanh nghiệp cần hoàn tất chuyển đổi trước 31/12/2024 để tránh gián đoạn khi xuất hóa đơn từ 01/06/2025.
- Nhận thức pháp lý: Một số hộ kinh doanh, đặc biệt ở vùng sâu, vùng xa, có thể chưa quen với việc sử dụng hóa đơn điện tử và ký hiệu mới.
>> Tham khảo: Nâng cao hiệu quả quản lý nhờ hóa đơn điện tử.
5. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
Để tuân thủ và tận dụng tối đa các thay đổi, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Kiểm tra phần mềm HĐĐT: Liên hệ nhà cung cấp (Thái Sơn) để đảm bảo phần mềm hỗ trợ ký hiệu mới trước 31/12/2024.
- Đào tạo nhân viên: Tổ chức đào tạo về quy trình lập, quản lý hóa đơn điện tử theo ký hiệu mới, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Theo dõi thông báo từ Tổng cục Thuế: Cập nhật thông tin qua cổng thông tin hoặc ứng dụng eTax Mobile để nắm bắt các hướng dẫn mới nhất.
- Kiểm tra tính hợp lệ: Đảm bảo mọi hóa đơn phát hành từ 01/06/2025 sử dụng đúng ký hiệu mẫu số và ký hiệu để tránh bị cơ quan thuế từ chối.
>> Tham khảo: Hóa đơn thay thế.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi