Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã xác thực của cơ quan thuế, thường gọi là HĐĐT có mã của cơ quan thuế, là loại hóa đơn được hệ thống cơ quan thuế cấp mã duy nhất trước khi người bán gửi cho người mua. Mã này đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn dữ liệu và giúp cơ quan thuế giám sát chặt chẽ doanh thu, ngăn chặn gian lận thuế. Loại hóa đơn này khác với hóa đơn điện tử không có mã (do người bán tự ký số và truyền dữ liệu định kỳ). Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và đặc biệt Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025), đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã được quy định rõ ràng, nhằm tăng cường minh bạch hóa quản lý thuế.

1. Khái niệm và đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, chứa mã của cơ quan thuế (một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin người bán). Quy trình lập hóa đơn: Người bán lập hóa đơn, gửi đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử (hoadondientu.gdt.gov.vn), hệ thống kiểm tra và cấp mã nếu hợp lệ, sau đó người bán gửi hóa đơn cho người mua.

Đặc điểm nổi bật:

• Giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy.
• Bắt buộc truyền dữ liệu ngay lập tức hoặc theo từng lần phát sinh.
• Phù hợp với đối tượng có rủi ro thuế cao hoặc cần giám sát chặt chẽ.
• Có thể kết hợp với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (loại đặc biệt có mã, kết nối trực tiếp dữ liệu doanh thu).

So với HĐĐT không có mã, loại có mã giúp cơ quan thuế kiểm soát realtime, giảm thất thu ngân sách.

>> Tham khảo: HS Code trong xuất nhập khẩu là gì?

2. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo quy định hiện hành

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025), các đối tượng chính bắt buộc hoặc ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử có mã bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế: Cơ quan thuế thông báo chuyển đổi từ không mã sang có mã nếu phát hiện vi phạm (trốn thuế, gian lận hóa đơn).
• Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị: Đặc biệt các ngành bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (siêu thị, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách…).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu lớn: Đây là đối tượng mới nổi bật từ năm 2026.
  • Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm ≥ 1 tỷ đồng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu.
  • Nếu hoạt động bán lẻ trực tiếp (ăn uống, siêu thị, dịch vụ vui chơi…), ưu tiên máy tính tiền để ghi nhận doanh thu realtime.
  • Doanh thu < 1 tỷ đồng: Không bắt buộc, nhưng nếu cần hóa đơn thì phải khai thuế trước để cơ quan thuế cấp theo từng lần (có mã).
• Các trường hợp cấp theo từng lần phát sinh: Hộ/cá nhân không thường xuyên kinh doanh, hoặc không đăng ký sử dụng thường xuyên, cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã lẻ khi có nhu cầu.
• Nhà cung cấp nước ngoài (tự nguyện): Kinh doanh TMĐT, nền tảng số tại Việt Nam có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã GTGT.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Thay đổi quan trọng từ năm 2026 đối với hộ kinh doanh

Từ 01/01/2026, Việt Nam chính thức bãi bỏ thuế khoán cho hộ kinh doanh, chuyển sang tự kê khai thuế theo doanh thu thực tế (dự thảo Nghị định đang hoàn thiện). Điều này gắn chặt với việc sử dụng hóa đơn điện tử:

• Bắt buộc với doanh thu ≥ 1 tỷ đồng: Phải dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc từ máy tính tiền. Hệ thống thuế tự động lấy dữ liệu hóa đơn để gợi ý tờ khai, tính thuế GTGT và TNCN.
• Khuyến khích dưới 1 tỷ đồng: Cơ quan thuế hỗ trợ đăng ký miễn phí, sử dụng phần mềm đơn giản.
• Lợi ích: Minh bạch doanh thu, giảm chi phí in ấn, dễ tra cứu. Người tiêu dùng được khuyến khích lấy hóa đơn (chương trình hóa đơn may mắn).

Hộ kinh doanh thuộc ngành bán trực tiếp (nhà hàng, cửa hàng ăn uống, bán lẻ) thường phải dùng máy tính tiền kết nối để xuất hóa đơn tự động, tránh phạt (phạt từ 4-50 triệu đồng nếu vi phạm).

>> Tham khảo: Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên HTKK mới nhất.

4. Lợi ích và thách thức khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Lợi ích:

• Đối với nhà nước: Giám sát doanh thu, giảm thất thu (ước tính hàng nghìn tỷ đồng/năm).
• Đối với doanh nghiệp/hộ kinh doanh: Giảm chi phí lưu trữ, dễ kê khai thuế (hệ thống tự động hỗ trợ), tăng uy tín với khách hàng.
• Đối với người mua: Dễ tra cứu hóa đơn hợp pháp, tham gia dự thưởng.

Thách thức:

• Cần hạ tầng CNTT (máy tính, internet ổn định).
• Chi phí ban đầu (phần mềm, máy tính tiền khoảng vài triệu đồng).
• Hộ nhỏ lẻ cần hỗ trợ đào tạo từ cơ quan thuế.

Cơ quan thuế đang đẩy mạnh tuyên truyền, hỗ trợ miễn phí đăng ký qua cổng gdt.gov.vn, hợp tác với nhà cung cấp phần mềm (Thái Sơn E-invoice).

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/