Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh (HKD) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi như Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng có đủ nguồn lực để tự vận hành hệ thống hóa đơn điện tử. Ủy quyền lập hóa đơn điện tử – hình thức giao phó cho bên thứ ba (nhà cung cấp dịch vụ, công ty kế toán, sàn TMĐT) thực hiện việc khởi tạo, ký số và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử– đã trở thành giải pháp tối ưu.
>> Tham khảo: Các loại thuế áp dụng với hộ kinh doanh cá thể.
1. Cơ sở pháp lý về ủy quyền lập hóa đơn điện tử
Theo Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp được ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện các công việc:
- Khởi tạo hóa đơn
- Ký số điện tử
- Lưu trữ và truyền dữ liệu về cơ quan thuế
- Gửi hóa đơn cho người mua
Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/06/2025) bổ sung:
- Ủy quyền bắt buộc đối với sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok Shop) khi người bán là cá nhân, HKD không có hệ thống hóa đơn điện tử riêng.
- Thời hạn ủy quyền: Tối đa 5 năm, có thể gia hạn.
- Trách nhiệm pháp lý: Bên được ủy quyền chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của hóa đơn; bên ủy quyền chịu trách nhiệm nội dung kinh tế (giá trị giao dịch, thuế suất).
Lưu ý: Ủy quyền không miễn trách nhiệm của doanh nghiệp trước cơ quan thuế. Nếu hóa đơn sai, cả hai bên đều có thể bị phạt (Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Các hình thức ủy quyền phổ biến
| Hình thức | Đối tượng áp dụng | Ví dụ thực tế |
|---|---|---|
| Ủy quyền cho nhà cung cấp hóa đơn điện tử | Doanh nghiệp lớn, chuỗi bán lẻ | Thái Sơn Einvoice |
| Ủy quyền cho sàn TMĐT | Cá nhân, HKD bán online | Shopee tự động xuất hóa đơn điện tử |
| Ủy quyền cho công ty kế toán | Doanh nghiệp nhỏ, startup | Công ty dịch vụ kế toán |
| Ủy quyền cho đơn vị logistics | Bán hàng COD | GHN, GHTK xuất hóa đơn |
>> Tham khảo: Chính thức tăng mức giảm trừ gia cảnh lên 15,5 triệu đồng/tháng từ kỳ tính thuế 2026.
3. Thủ tục ủy quyền lập hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập hợp đồng ủy quyền
- Mẫu hợp đồng: Theo Phụ lục II Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Nội dung bắt buộc:
- Thông tin hai bên (MST, địa chỉ).
- Phạm vi ủy quyền (khởi tạo, ký số, truyền dữ liệu).
- Thời hạn ủy quyền.
- Phí dịch vụ (nếu có).
- Trách nhiệm bảo mật dữ liệu.
Mẹo: Sử dụng hợp đồng điện tử có chữ ký số → nộp online.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Đăng ký ủy quyền với cơ quan thuế
| Bước | Hành động | Thời hạn |
|---|---|---|
| 1 | Nộp mẫu 01/TB-ĐKƯQ (Thông báo ủy quyền) | Trước khi sử dụng |
| 2 | Nộp qua cổng dichvucong.gdt.gov.vn hoặc iHTKK | Trong 1 ngày làm việc |
| 3 | Nhận xác nhận điện tử từ CQT | Tự động trong 1 giờ |
Bước 3: Cấu hình hệ thống kỹ thuật
- Bên được ủy quyền cung cấp API kết nối hoặc phần mềm trung gian.
- Doanh nghiệp cung cấp:
- Mẫu hóa đơn đã đăng ký.
- Chữ ký số (USB Token hoặc HSM).
- Danh sách người dùng được phép.
>> Tham khảo: Mức giảm trừ thuế thu nhập cá nhân.
Bước 4: Kiểm tra thử và vận hành
- Xuất 10 hóa đơn thử → kiểm tra:
- Mã của cơ quan thuế.
- Chữ ký số hợp lệ.
- Dữ liệu truyền về CQT.
- Thời gian thử: 1–3 ngày.
Bước 5: Theo dõi và báo cáo
- Hàng tháng, bên được ủy quyền gửi báo cáo sử dụng hóa đơn (mẫu 03/TB-SDHĐĐT).
- Doanh nghiệp đối chiếu với sổ sách kế toán.
>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Hóa đơn thay thế.
4. Lợi ích vượt trội của ủy quyền lập hóa đơn điện tử
| Lợi ích | Mô tả chi tiết |
|---|---|
| 1. Tiết kiệm chi phí | Không cần đầu tư server, phần mềm (tiết kiệm 50–100 triệu đồng/năm) |
| 2. Tự động hóa 100% | Hóa đơn xuất ngay khi giao dịch hoàn tất → giảm sai sót |
| 3. Tuân thủ pháp lý | Nhà cung cấp cập nhật tự động khi có thay đổi (Nghị định 70/2025) |
| 4. An toàn dữ liệu | Lưu trữ trên đám mây ISO 27001, sao lưu 3 lớp |
| 5. Tăng trải nghiệm khách hàng | Hóa đơn điện tử gửi tức thì → tăng uy tín, dễ khấu trừ thuế |
| 6. Hỗ trợ 24/7 | Hotline, chat, ticket → giải quyết sự cố trong 15 phút |
Số liệu 2025 (Tổng cục Thuế):
- 85% HKD sử dụng ủy quyền qua sàn TMĐT.
- Giảm 70% thời gian xử lý hóa đơn.
- Thu ngân sách tăng 18.000 tỷ đồng nhờ minh bạch.
>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
5. Rủi ro và cách khắc phục
| Rủi ro | Nguyên nhân | Giải pháp |
|---|---|---|
| Hóa đơn sai nội dung | Dữ liệu đầu vào không chính xác | Đối chiếu hàng ngày với sổ bán hàng |
| Mất kết nối API | Lỗi mạng, bảo trì | Có phương án xuất hóa đơn offline |
| Lộ thông tin khách hàng | Bảo mật yếu | Chọn nhà cung cấp có chứng chỉ PCI DSS |
| Phạt do chậm truyền dữ liệu | Hệ thống bên thứ ba lỗi | Ký SLA cam kết bồi thường |
Mẹo: Chọn nhà cung cấp có lịch sử triển khai >50.000 khách hàng (Ví dụ: Thái Sơn Einvoice).
6. Hướng dẫn chọn nhà cung cấp ủy quyền uy tín
| Tiêu chí | Yêu cầu |
|---|---|
| Chứng nhận | Quyết định công nhận của Tổng cục Thuế |
| Khách hàng | >10.000 doanh nghiệp |
| Tính năng | API, MTT, Blockchain, báo cáo tự động |
| Hỗ trợ | 24/7, đào tạo miễn phí |
| Giá cả | Gói miễn phí cho HKD <1.000 hóa đơn/tháng |
>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Top 3 nhà cung cấp 2025:
- Thái Sơn Einvoice – Blockchain, lưu trữ 10 năm miễn phí
- Viettel Invoice – Kết nối MTT tốt nhất
- MISA meInvoice – Giao diện thân thiện cho HKD
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi