Nội dung hóa đơn điện tử xuất nhập khẩu

Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam đòi hỏi chứng từ hóa đơn phù hợp để phục vụ thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế và quản lý thuế. Từ ngày 01/6/2025, quy định về nội dung hóa đơn xuất nhập khẩu được cập nhật đáng kể theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Đặc biệt, bổ sung hóa đơn thương mại điện tử cho xuất khẩu, nhằm kết nối dữ liệu với cơ quan thuế trong bối cảnh chuyển đổi số.

1. Nội dung chung trên hóa đơn điện tử (áp dụng cho cả xuất nhập khẩu)

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025), hóa đơn điện tử phải có các nội dung bắt buộc:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
• Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế – MST).
• Thông tin người mua (tên, địa chỉ; MST hoặc số định danh cá nhân nếu có; với người mua nước ngoài không bắt buộc MST).
• Tên hàng hóa/dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng ngoại tệ nếu thanh toán ngoại tệ).
• Thuế suất GTGT (thường 0% cho xuất khẩu), tiền thuế, tổng thanh toán.
• Chữ ký số người bán; chữ ký số người mua (nếu yêu cầu).
• Thời điểm lập hóa đơn, hình thức thanh toán.

Với hàng hóa nhập khẩu hoặc có nguồn gốc nhập khẩu, tên hàng hóa phải ghi rõ: nhãn hiệu, ký hiệu (số seri, model nếu có), xuất xứ hàng hóa, số máy (đối với mặt hàng cơ khí điện tử) theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Nội dung hóa đơn xuất khẩu

Xuất khẩu hàng hóa/dịch vụ sử dụng hai loại chính:

• Hóa đơn thương mại điện tử (mới từ Nghị định 70/2025): Áp dụng khi người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Nội dung tuân thủ Điều 10 Nghị định 123 (sửa đổi), định dạng chuẩn XML.

  • Người xuất khẩu (Exporter/Seller): Tên công ty, địa chỉ, quốc gia xuất khẩu.
  • Người nhập khẩu (Importer/Buyer): Tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ (số điện thoại, email).
  • Số hóa đơn, ngày phát hành.
  • Mô tả hàng hóa: Tên thông thường, cấp hạng/chất lượng, mã hiệu, số hiệu, ký hiệu.
  • Số lượng, đơn giá, thành tiền (ngoại tệ).
  • Thuế suất GTGT: 0%.
  • Tổng thanh toán, điều khoản thanh toán (Incoterms nếu có).
• Các nội dung đặc thù theo thông lệ quốc tế (UCP 600) và quy định Việt Nam:

  • Nếu không đủ điều kiện chuyển dữ liệu: Sử dụng hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử thông thường.

• Thời điểm lập: Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan hải quan.

>> Tham khảo: So sánh giá FOB và giá CIF trong xuất nhập khẩu.

3. Nội dung hóa đơn liên quan đến hàng nhập khẩu

Đối với hàng nhập khẩu, không có “hóa đơn nhập khẩu” riêng mà sử dụng:

• Tờ khai hải quan làm căn cứ tính thuế GTGT khâu nhập khẩu (nộp trực tiếp hoặc ủy thác).

• Khi bán hàng nhập khẩu trong nội địa: Sử dụng hóa đơn GTGT hoặc bán hàng điện tử thông thường, ghi rõ xuất xứ hàng hóa (áp dụng cho hàng nhập khẩu).

  Nội dung bắt buộc bổ sung:

  • Tên hàng hóa: Nhãn hiệu, model, xuất xứ (ví dụ: “Made in China”).
  • Thuế GTGT: Thường 10% (hoặc theo biểu thuế).

• Trường hợp ủy thác nhập khẩu: Khi trả hàng ủy thác (đã nộp thuế GTGT), lập hóa đơn GTGT ghi rõ “hàng nhập khẩu ủy thác”.

Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ nếu có chứng từ nộp thuế và hóa đơn hợp lệ khi bán ra.

>> Tham khảo: Các trường hợp không được đăng ký, không phải đăng ký và thủ tục lập hộ kinh doanh.

4. Đặc thù khác và xử lý sai sót

• Ngoại tệ: Ghi đơn giá, thành tiền bằng ngoại tệ; tổng thanh toán bằng chữ tiếng Việt.
• Không bắt buộc đầy đủ nội dung: Với người mua nước ngoài (cá nhân), có thể bỏ một số chỉ tiêu như chữ ký người mua.
• Xử lý sai sót (từ 01/6/2025): Không hủy mà lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, ghi rõ “Điều chỉnh cho…” hoặc “Thay thế cho…”.

Quy định mới giúp minh bạch dữ liệu thuế, hỗ trợ hoàn thuế GTGT xuất khẩu nhanh chóng. Doanh nghiệp xuất khẩu nên sử dụng phần mềm HĐĐT uy tín để tự động chuyển dữ liệu, tra cứu tại tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Vi phạm (lập sai nội dung, không chuyển dữ liệu) bị phạt từ 4-50 triệu đồng. Doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời để tránh rủi ro hải quan và thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/