Trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về giá trị, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung liên quan. Khi đó, hóa đơn điều chỉnh là một trong những phương án được sử dụng để xử lý sai sót theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Việc lập hóa đơn điều chỉnh đúng trường hợp, đúng nội dung và liên kết với hóa đơn có sai sót giúp doanh nghiệp bảo đảm tính hợp lệ của hồ sơ kế toán, kê khai thuế và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
1. Hóa đơn điều chỉnh là gì?
Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập để điều chỉnh thông tin, số tiền hoặc các nội dung có sai sót trên hóa đơn đã lập trước đó.
Hóa đơn điều chỉnh không phải là một hóa đơn bán hàng mới độc lập. Nội dung trên hóa đơn này phải thể hiện việc điều chỉnh đối với hóa đơn đã lập có sai sót, giúp xác định rõ hóa đơn nào được điều chỉnh và số liệu được điều chỉnh theo hướng tăng hoặc giảm.
Ví dụ, doanh nghiệp xuất hóa đơn bán hàng với giá trị trước thuế là 100 triệu đồng nhưng sau khi đối chiếu hợp đồng phát hiện giá thực tế phải là 110 triệu đồng. Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh tăng 10 triệu đồng và tiền thuế tương ứng.
Ngược lại, nếu hóa đơn đã lập cao hơn giá trị thực tế thì có thể lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
>> Tham khảo: Kinh doanh trên sàn thương mại điện tử có phải nộp thuế không?
2. Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh?
Không phải mọi sai sót trên hóa đơn đều xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất sai sót và quy định hiện hành để lựa chọn phương án phù hợp.
Một số tình huống thường gặp gồm:
2.1. Điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn
Hóa đơn điều chỉnh tăng được sử dụng khi số tiền ghi trên hóa đơn ban đầu thấp hơn số tiền thực tế cần thanh toán.
Ví dụ:
- Giá trị hàng hóa thực tế: 120 triệu đồng.
- Hóa đơn đã lập: 100 triệu đồng.
- Phần cần điều chỉnh tăng: 20 triệu đồng.
Khi đó, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh tăng 20 triệu đồng cùng số thuế GTGT tương ứng nếu thuộc trường hợp chịu thuế.
2.2. Điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn
Trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ thực tế thấp hơn giá trị đã xuất hóa đơn, doanh nghiệp có thể phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
Ví dụ, doanh nghiệp đã lập hóa đơn 200 triệu đồng nhưng sau đó phát hiện chiết khấu thương mại hoặc điều chỉnh giá làm giá trị thực tế giảm xuống còn 180 triệu đồng. Phần chênh lệch 20 triệu đồng có thể được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định.
2.3. Điều chỉnh sai thuế suất hoặc tiền thuế
Sai sót về thuế suất GTGT hoặc tiền thuế cũng là trường hợp doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Chẳng hạn, hàng hóa thuộc diện áp dụng thuế suất 5% nhưng hóa đơn lại thể hiện thuế suất 10%. Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân, tình trạng kê khai và phương án xử lý theo quy định trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
>> Tham khảo: Thông tư 121/2026/TT-BTC: 9 biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp được thay thế.
2.4. Điều chỉnh thông tin hoặc nội dung liên quan
Một số sai sót về nội dung hóa đơn có thể cần được xử lý theo phương thức phù hợp thay vì đơn giản lập một hóa đơn mới.
Do đó, kế toán cần phân biệt giữa sai thông tin không làm thay đổi tiền thuế, sai thông tin người mua, sai hàng hóa, sai số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc tiền thuế để lựa chọn cách xử lý chính xác.
3. Hóa đơn điều chỉnh tăng và điều chỉnh giảm khác nhau thế nào?
Về bản chất, hai loại hóa đơn này đều nhằm sửa số liệu của hóa đơn trước nhưng có hướng điều chỉnh khác nhau.
| Tiêu chí | Điều chỉnh tăng | Điều chỉnh giảm |
|---|---|---|
| Mục đích | Tăng giá trị hóa đơn | Giảm giá trị hóa đơn |
| Giá trị hàng hóa | Bổ sung phần còn thiếu | Giảm phần đã ghi cao |
| Tiền thuế | Có thể tăng | Có thể giảm |
| Kê khai thuế | Có thể làm tăng nghĩa vụ thuế | Có thể làm giảm nghĩa vụ thuế |
| Hồ sơ | Cần liên kết với hóa đơn gốc và hồ sơ liên quan | Cần liên kết với hóa đơn gốc và căn cứ điều chỉnh |
Kế toán cần đặc biệt chú ý trường hợp điều chỉnh giảm thuế vì việc giảm số thuế GTGT đầu ra có thể ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
4. Hóa đơn điều chỉnh có cần ghi âm không?
Một vấn đề được nhiều kế toán quan tâm là khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm có cần ghi số âm hay không.
Việc thể hiện số liệu trên hóa đơn điều chỉnh phải thực hiện theo quy định về hóa đơn điện tử và hướng dẫn của cơ quan thuế tại thời điểm lập hóa đơn. Không nên áp dụng máy móc cách ghi số âm cho mọi trường hợp điều chỉnh giảm.
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng nghiệp vụ điều chỉnh trên phần mềm hóa đơn điện tử, đồng thời kiểm tra cách thể hiện các chỉ tiêu như số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế.
5. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình cơ bản sau:
Bước 1: Xác định hóa đơn có sai sót
Kiểm tra số hóa đơn, ngày lập, mã của cơ quan thuế nếu có, thông tin người mua và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ.
Bước 2: Xác định nội dung cần điều chỉnh
Phân loại sai sót là tăng hay giảm giá trị, sai thuế suất, sai tiền thuế hay sai nội dung khác.
Bước 3: Chuẩn bị căn cứ điều chỉnh
Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp cần có hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản thỏa thuận, hồ sơ trả hàng, chứng từ chiết khấu hoặc tài liệu khác làm căn cứ chứng minh việc điều chỉnh.
Bước 4: Lập hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết và tham chiếu đến hóa đơn có sai sót theo quy định.
Bước 5: Ký số và gửi hóa đơn
Sau khi kiểm tra nội dung, doanh nghiệp thực hiện ký số, gửi hóa đơn cho người mua và thực hiện thủ tục gửi cơ quan thuế đối với loại hóa đơn thuộc trường hợp phải truyền dữ liệu.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 6: Kê khai và hạch toán
Doanh nghiệp cần kiểm tra ảnh hưởng của hóa đơn điều chỉnh đến doanh thu, chi phí, thuế GTGT đầu ra, thuế GTGT đầu vào và các nghĩa vụ thuế liên quan.
Ví dụ về hóa đơn điều chỉnh:
Công ty A bán hàng cho Công ty B và đã lập hóa đơn với:
- Giá trị trước thuế: 100 triệu đồng.
- Thuế GTGT 10%: 10 triệu đồng.
- Tổng thanh toán: 110 triệu đồng.
Sau đó, hai bên xác nhận giá trị hàng hóa thực tế là 90 triệu đồng.
Nếu thuộc trường hợp phải điều chỉnh giảm, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh với phần giá trị giảm tương ứng và thực hiện kê khai theo quy định.
Điểm quan trọng là doanh nghiệp không nên tự ý xóa hoặc sửa trực tiếp hóa đơn điện tử đã phát hành. Việc xử lý phải tạo được dấu vết nghiệp vụ rõ ràng, liên kết giữa hóa đơn ban đầu, hóa đơn điều chỉnh và hồ sơ chứng minh nguyên nhân điều chỉnh.
Kết luận
Hóa đơn điều chỉnh là nghiệp vụ quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn. Việc lập hóa đơn điều chỉnh đúng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác doanh thu, giá trị hàng hóa, tiền thuế và bảo đảm sự thống nhất giữa hồ sơ kế toán với dữ liệu hóa đơn điện tử.
Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên thực hiện theo nguyên tắc: xác định đúng lỗi – xác định đúng phương thức xử lý – lập hóa đơn đúng quy định – kê khai chính xác – lưu đầy đủ hồ sơ.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi