Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, thiết lập khung pháp lý chặt chẽ cho toàn bộ quy trình quản lý hóa đơn điện tử, trong đó có hoạt động hủy hóa đơn. Việc hủy hóa đơn điện tử không còn là thao tác đơn giản trên phần mềm mà phải tuân thủ đúng nguyên tắc, điều kiện và trình tự quy định. Bài viết tổng hợp toàn bộ quy định về hủy hóa đơn điện tử theo pháp luật hiện hành.
1. Khái niệm và phạm vi áp dụng việc hủy hóa đơn điện tử
Hủy hóa đơn điện tử là việc người bán thực hiện các thao tác kỹ thuật và thủ tục pháp lý để làm mất hiệu lực của hóa đơn đã lập, khi hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Việc hủy nhằm bảo đảm tính chính xác của dữ liệu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế và tránh việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Hủy hóa đơn điện tử được áp dụng trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn đã lập nhưng giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực tế không phát sinh.
- Hóa đơn bị lập nhầm (sai đối tượng, sai loại hóa đơn, lập trùng…).
- Hóa đơn đã lập nhưng người mua từ chối nhận và hai bên thống nhất hủy để lập lại.
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan thuế.
Cần phân biệt rõ hủy hóa đơn với hai hình thức xử lý sai sót khác là điều chỉnh và thay thế. Hủy được sử dụng khi hóa đơn không còn giá trị sử dụng hoàn toàn, trong khi điều chỉnh và thay thế nhằm sửa chữa nội dung sai sót nhưng vẫn ghi nhận giao dịch.
2. Nguyên tắc khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử
Theo tinh thần của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc hủy hóa đơn điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Chỉ được hủy khi có căn cứ xác định hóa đơn không còn giá trị sử dụng.
- Phải thông báo và truyền dữ liệu hủy đến cơ quan thuế theo đúng quy định.
- Việc hủy phải được thực hiện trước khi hóa đơn được sử dụng để kê khai thuế hoặc trong thời hạn cho phép sau khi phát hiện sai sót.
- Bảo đảm tính trung thực, không lợi dụng việc hủy hóa đơn để trốn thuế hoặc gây sai lệch dữ liệu.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc hủy để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
3. Trình tự, thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Quy trình hủy hóa đơn điện tử thường bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định lý do và thống nhất giữa các bên
Người bán phát hiện hóa đơn cần hủy phải thông báo cho người mua (nếu đã gửi hóa đơn). Hai bên thống nhất về việc hủy và lý do cụ thể.
Bước 2: Thực hiện thao tác hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử
Người bán đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, lựa chọn hóa đơn cần hủy và thực hiện chức năng hủy. Hệ thống sẽ yêu cầu ghi rõ lý do hủy.
Bước 3: Lập thông báo hủy hóa đơn
Tùy theo quy định cụ thể tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế có thể phải lập thông báo hủy hóa đơn theo mẫu và gửi đến cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Bước 4: Truyền dữ liệu hủy đến cơ quan thuế
Dữ liệu về việc hủy hóa đơn phải được truyền đến Hệ thống thông tin quản lý thuế theo đúng định dạng và thời hạn quy định. Đây là bước bắt buộc để cơ quan thuế cập nhật trạng thái hóa đơn trên hệ thống.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
Toàn bộ hóa đơn đã hủy, thông báo hủy và các chứng từ liên quan phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của pháp luật về kế toán và quản lý thuế.
4. Thời hạn thực hiện hủy hóa đơn
Việc hủy hóa đơn cần được thực hiện kịp thời ngay sau khi phát hiện sai sót hoặc khi xác định giao dịch không phát sinh. Trường hợp hóa đơn đã được người mua sử dụng để kê khai thuế, việc hủy sẽ phức tạp hơn và có thể phải kết hợp với điều chỉnh hồ sơ khai thuế. Do đó, các doanh nghiệp nên có quy trình kiểm soát nội bộ để phát hiện sớm các hóa đơn cần hủy.
5. Trách nhiệm của các bên liên quan
- Người bán: Chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện hủy hóa đơn đúng quy định, truyền dữ liệu kịp thời và lưu trữ hồ sơ.
- Người mua: Có trách nhiệm phối hợp, không sử dụng hóa đơn đã bị hủy để kê khai thuế và thông báo cho người bán nếu phát hiện sai sót.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Hỗ trợ người nộp thuế thực hiện thao tác hủy và bảo đảm việc truyền dữ liệu đến cơ quan thuế được thông suốt.
- Cơ quan thuế: Tiếp nhận dữ liệu hủy, cập nhật trạng thái hóa đơn và thực hiện kiểm tra khi cần thiết.
6. Những lưu ý quan trọng khi hủy hóa đơn điện tử
- Không được tự ý xóa dữ liệu hóa đơn trên hệ thống mà không thực hiện đúng quy trình hủy.
- Việc hủy hóa đơn không làm mất đi trách nhiệm giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu.
- Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế nội bộ về quản lý và hủy hóa đơn để thống nhất thao tác giữa các bộ phận.
- Trường hợp hủy nhiều hóa đơn hoặc hủy hóa đơn có giá trị lớn, nên chuẩn bị hồ sơ giải trình rõ ràng.
- Thường xuyên đối chiếu dữ liệu giữa phần mềm hóa đơn và hệ thống của cơ quan thuế để bảo đảm trạng thái hóa đơn được cập nhật chính xác.
Việc hủy hóa đơn không đúng trình tự, không truyền dữ liệu hoặc hủy nhằm mục đích sai trái có thể dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ; bị truy thu thuế nếu liên quan đến việc giảm nghĩa vụ thuế; và tăng nguy cơ bị xếp vào nhóm người nộp thuế rủi ro cao.
Kết luận
Quy định về hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC được xây dựng theo hướng chặt chẽ, minh bạch và điện tử hóa toàn bộ quy trình. Việc nắm vững điều kiện, trình tự và trách nhiệm khi hủy hóa đơn giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh hạn chế rủi ro pháp lý, bảo đảm tính chính xác của dữ liệu thuế và duy trì uy tín trong hoạt động kinh doanh.
Trong môi trường quản lý thuế ngày càng hiện đại, việc tuân thủ nghiêm túc các quy định về hủy hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ mà còn là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp vận hành ổn định và bền vững.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi