Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu trong giao dịch điện tử. Hiện nay, chữ ký số được sử dụng phổ biến khi kê khai thuế, nộp thuế điện tử, phát hành hóa đơn điện tử, giao dịch bảo hiểm xã hội, hải quan và ký hợp đồng điện tử.
1. Chữ ký số là gì?
Theo cách hiểu đơn giản, chữ ký số là phương tiện điện tử giúp xác định danh tính của người ký và xác nhận người đó đã ký vào một dữ liệu điện tử.
Chữ ký số được tạo ra dựa trên công nghệ mật mã và gắn với chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành.
Khi sử dụng chữ ký số, hệ thống có thể kiểm tra:
- Ai là người ký;
- Chữ ký có hợp lệ hay không;
- Dữ liệu sau khi ký có bị thay đổi hay không;
- Chứng thư số còn hiệu lực hay không.
Ví dụ, doanh nghiệp lập tờ khai thuế trên hệ thống thuế điện tử. Sau khi hoàn thiện thông tin, người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hồ sơ và thủ tục đăng ký với hộ kinh doanh.
2. Chữ ký số và chứng thư số khác nhau thế nào?
Đây là hai khái niệm thường bị nhầm lẫn.
Chứng thư số có thể hiểu là một loại chứng thư điện tử được sử dụng để xác nhận danh tính của chủ thể ký và gắn với dữ liệu dùng để xác thực chữ ký.
Trong khi đó, chữ ký số là kết quả của việc sử dụng phương tiện và dữ liệu ký để tạo chữ ký trên dữ liệu điện tử.
Có thể hình dung:
- Chứng thư số = thông tin xác thực chủ thể
- Chữ ký số = chữ ký được tạo ra trên dữ liệu điện tử
Các từ khóa về “chứng thư số là gì”, “chủ thể chứng thư số”, “chủ thể của chứng thư số là gì” cũng được ghi nhận trong bộ từ khóa chuyên ngành của E-Invoice.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Chữ ký số dùng để làm gì?
Chữ ký số được ứng dụng trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp và cá nhân.
Kê khai và nộp thuế điện tử
Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký tờ khai và thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
Phát hành hóa đơn điện tử
Chữ ký số được sử dụng trong quy trình ký hóa đơn điện tử theo quy định áp dụng đối với từng trường hợp.
Hệ thống hóa đơn điện tử hiện nay cũng có các thông tin liên quan đến chữ ký số và thời điểm ký số, đây là những nội dung doanh nghiệp cần kiểm soát khi phát hành hóa đơn.
Giao dịch bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số khi thực hiện nhiều thủ tục bảo hiểm xã hội trực tuyến.
Khai báo hải quan
Chữ ký số được sử dụng để xác thực hồ sơ, chứng từ trong các giao dịch hải quan điện tử theo hệ thống tương ứng.
Ký hợp đồng điện tử
Trong các giao dịch điện tử, chữ ký số có thể được sử dụng để ký hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các tài liệu điện tử khác khi đáp ứng yêu cầu pháp luật và thỏa thuận của các bên.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử E-invoice: Giải pháp giúp hộ kinh doanh chủ động trước quy định mới.
4. Chữ ký số có giá trị pháp lý không?
Chữ ký số được pháp luật Việt Nam công nhận trong giao dịch điện tử khi đáp ứng các điều kiện tương ứng.
Khung pháp lý quan trọng hiện nay gồm Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024, cùng các văn bản hướng dẫn liên quan.
Ngoài ra, Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, là một trong những văn bản quan trọng điều chỉnh lĩnh vực này.
Về nguyên tắc, chữ ký điện tử/chữ ký số có thể có giá trị xác thực và giá trị pháp lý theo loại chữ ký, phương thức sử dụng và điều kiện mà pháp luật quy định.
Do đó, không nên hiểu rằng mọi hình thức hình ảnh chữ ký được chèn vào file PDF hoặc Word đều là chữ ký số.
5. Các loại chữ ký số phổ biến
Trên thực tế, người dùng có thể gặp nhiều hình thức cung cấp chữ ký số.
Chữ ký số USB Token
Đây là hình thức truyền thống và khá phổ biến.
Chứng thư số được lưu trong thiết bị USB Token. Khi ký, người dùng cắm USB Token vào máy tính và nhập mã PIN.
Ưu điểm:
- Dễ quản lý;
- Phù hợp với doanh nghiệp;
- Có tính cơ động;
- Có thể sử dụng trên nhiều hệ thống hỗ trợ.
Nhược điểm là phải mang theo thiết bị và cần cài đặt phần mềm/tiện ích tương thích.
Chữ ký số từ xa
Với chữ ký số từ xa, người dùng không nhất thiết phải sử dụng USB Token. Việc xác thực và ký có thể được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến, ứng dụng hoặc phương thức xác thực được nhà cung cấp hỗ trợ.
Hình thức này thuận tiện khi doanh nghiệp có nhiều người cần ký hoặc thường xuyên làm việc từ xa.
Chữ ký số trên thiết bị di động
Một số nhà cung cấp hỗ trợ ký số thông qua điện thoại hoặc ứng dụng di động. Người dùng có thể xác thực giao dịch trên thiết bị thay vì sử dụng USB Token.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
6. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số USB Token
Quy trình thực tế có thể khác nhau tùy nhà cung cấp và phần mềm, nhưng thường gồm các bước cơ bản sau.
Bước 1: Cắm USB Token
Kết nối USB Token với máy tính.
Nếu sử dụng lần đầu, cần cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số hoặc tiện ích được nhà cung cấp cung cấp.
Bước 2: Kiểm tra chứng thư số
Mở phần mềm quản lý Token và kiểm tra:
- Tên chủ thể;
- Tổ chức/cá nhân sở hữu;
- Thời hạn chứng thư;
- Trạng thái chứng thư;
- Chứng thư đang được sử dụng để ký.
Bước 3: Mở hồ sơ cần ký
Truy cập hệ thống cần thực hiện giao dịch, chẳng hạn hệ thống thuế điện tử hoặc phần mềm hóa đơn điện tử.
Sau khi hoàn tất hồ sơ, chọn chức năng Ký điện tử/Ký số.
Bước 4: Chọn chứng thư số
Nếu máy tính có nhiều chứng thư, cần chọn đúng chứng thư của doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền.
Bước 5: Nhập mã PIN
Nhập mã PIN của USB Token để xác thực.
Không nên chia sẻ mã PIN cho người không có thẩm quyền.
Bước 6: Hoàn tất ký và gửi hồ sơ
Sau khi hệ thống xác nhận chữ ký hợp lệ, thực hiện gửi hồ sơ hoặc phát hành tài liệu.
Người dùng nên kiểm tra trạng thái giao dịch sau khi ký để bảo đảm hồ sơ đã được hệ thống tiếp nhận thành công.
>> Tham khảo: Các khoản trợ cấp, phụ cấp theo lương không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo quy định mới nhất.
7. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số từ xa
Đối với chữ ký số từ xa, quy trình thường đơn giản hơn:
Đăng nhập hệ thống → lập hồ sơ → chọn ký số → xác thực người ký → xác nhận giao dịch → hệ thống hoàn tất chữ ký.
Phương thức xác thực có thể là:
- Mã OTP;
- Ứng dụng xác thực;
- Xác thực sinh trắc học;
- Phương thức khác do nhà cung cấp hỗ trợ.
Người sử dụng cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi xác nhận. Không nên nhấn xác nhận chữ ký nếu chưa kiểm tra tài liệu cần ký.
8. Những lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số
Một số lỗi phổ biến gồm:
Chữ ký số hết hạn
Chứng thư số có thời hạn. Khi hết hạn, người dùng cần gia hạn hoặc thực hiện thủ tục cấp mới theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
Máy tính không nhận USB Token
Nguyên nhân có thể do:
- Chưa cài driver;
- Chưa cài phần mềm hỗ trợ;
- USB Token bị lỗi;
- Trình duyệt hoặc tiện ích không tương thích.
Nhập sai mã PIN
Không nên thử quá nhiều lần nếu không chắc mã PIN vì thiết bị có thể bị khóa tùy cơ chế bảo mật của nhà cung cấp.
Chọn nhầm chứng thư số
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chứng thư khác nhau. Cần kiểm tra đúng tên doanh nghiệp và chủ thể trước khi ký.
Ký thành công nhưng chưa gửi hồ sơ
Một số hệ thống tách riêng bước ký và bước gửi. Vì vậy, sau khi ký cần kiểm tra trạng thái hồ sơ.
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.
9. Cách bảo quản và sử dụng chữ ký số an toàn
Chữ ký số gắn với thông tin xác thực quan trọng nên doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý.
Một số nguyên tắc nên áp dụng:
- Không chia sẻ mã PIN cho người không có thẩm quyền.
- Không cho người khác tự ý sử dụng USB Token.
- Kiểm tra thông tin tài liệu trước khi ký.
- Theo dõi thời hạn chứng thư số.
- Lưu trữ thiết bị ở nơi an toàn.
- Không cài phần mềm không rõ nguồn gốc để sử dụng chữ ký số.
- Thu hồi hoặc thay đổi quyền sử dụng khi nhân sự có thẩm quyền nghỉ việc.
- Kiểm tra lịch sử giao dịch nếu hệ thống cung cấp chức năng này.
10. Chữ ký số có bắt buộc khi sử dụng hóa đơn điện tử không?
Đây là vấn đề cần xem xét theo loại hóa đơn, đối tượng sử dụng và phương thức lập hóa đơn.
Không nên áp dụng một kết luận chung rằng mọi hóa đơn điện tử trong mọi trường hợp đều phải xử lý giống nhau về chữ ký số.
Các quy định hiện hành về hóa đơn điện tử có những trường hợp quy định cụ thể về chữ ký số và thời điểm ký số. Bộ tài liệu hình ảnh về hóa đơn điện tử 2026 cũng nhấn mạnh nội dung “Chữ ký & thời điểm ký số” trong nhóm quy định cần lưu ý.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng loại hóa đơn và trường hợp giao dịch trước khi áp dụng.
>> Tham khảo: Hóa đơn GTGT là gì?
Kết luận
Chữ ký số là công cụ quan trọng trong quá trình chuyển đổi sang giao dịch điện tử, đặc biệt đối với doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế, nộp thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hải quan và các giao dịch điện tử khác.
Để sử dụng hiệu quả, người dùng cần phân biệt chữ ký số và chứng thư số, lựa chọn phương thức ký phù hợp như USB Token hoặc chữ ký số từ xa, đồng thời kiểm tra kỹ tài liệu trước khi xác nhận.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần quản lý chặt chứng thư số, mã PIN, người có quyền ký và thời hạn chứng thư. Việc kiểm soát tốt những yếu tố này không chỉ giúp giao dịch điện tử thuận tiện mà còn hạn chế rủi ro khi thực hiện các thủ tục thuế, hóa đơn và hành chính trực tuyến.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi