Từ ngày 01/7/2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định sửa đổi trước đó, hoàn thiện khung pháp lý về hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Một trong những điểm mới quan trọng được bổ sung tại Điều 7 của Nghị định là quy định rõ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này nhằm giảm bớt gánh nặng hành chính cho một số đối tượng và giao dịch đặc thù, đồng thời vẫn đảm bảo nguyên tắc kiểm soát thuế thông qua các hình thức chứng từ thay thế như bảng kê, chứng từ khấu trừ hoặc bảng tổng hợp. Việc xác định đúng các trường hợp này giúp người nộp thuế tránh xuất hóa đơn không cần thiết, tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời tuân thủ đúng pháp luật. Dưới đây là tổng hợp chi tiết 08 trường hợp không bắt buộc sử dụng HĐĐT theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện lập bảng kê thu mua
Hộ kinh doanh (HKD), cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp thì không phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Đây là trường hợp phổ biến đối với hoạt động thu mua nông sản, nguyên liệu thô từ người dân không kinh doanh. Thay vì xuất hóa đơn, bên mua lập bảng kê thu mua theo mẫu quy định để làm căn cứ tính thuế và hạch toán.
2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản hoặc cung cấp nội dung số ra nước ngoài
HKD, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ:
- Hoạt động cho thuê bất động sản;
- Hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
Quy định này giải quyết nhiều vướng mắc thực tế của các chủ nhà cho thuê phòng trọ, căn hộ hoặc cá nhân sáng tạo nội dung số (content creator) xuất khẩu dịch vụ ra nước ngoài. Họ không bắt buộc phải xuất HĐĐT cho từng giao dịch thuê hoặc cung cấp dịch vụ số xuyên biên giới.
3. Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp đã được khấu trừ thuế
HKD, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm hoặc bán hàng đa cấp đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế thì không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp này, thuế đã được khấu trừ tại nguồn bởi doanh nghiệp chủ quản, nên đại lý không cần xuất hóa đơn riêng cho phần hoa hồng hoặc doanh thu đại lý.
4. Các khoản thu từ hoạt động tái bảo hiểm, tài chính, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh
Các khoản phí và các khoản thu khác phát sinh từ:
- Hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác về nhượng tái bảo hiểm);
- Nhận tiền gửi;
- Hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá);
- Bán nợ;
- Giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
Đối với giao dịch ngoại tệ, đơn vị phải lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch hằng tháng để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Quy định này phù hợp với đặc thù của ngành tài chính – ngân hàng – bảo hiểm, nơi nhiều giao dịch mang tính chất nghiệp vụ chuyên biệt và đã được quản lý chặt chẽ qua hệ thống chuyên ngành.
5. Góp vốn bằng tài sản vào tổ chức kinh tế
Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế không phải lập hóa đơn điện tử. Đây là giao dịch mang tính chất đầu tư, chuyển giao quyền sở hữu tài sản theo hợp đồng góp vốn, không thuộc giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường.
6. Điều chuyển tài sản nội bộ
Tài sản điều chuyển trong các trường hợp sau không phải sử dụng HĐĐT:
- Từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại;
- Giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cùng một cơ sở kinh doanh;
- Tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Các giao dịch này mang tính chất nội bộ, không phát sinh doanh thu bán hàng nên không cần xuất hóa đơn.
7. Cho mượn máy móc, thiết bị phục vụ gia công
Máy móc, thiết bị là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ cho mượn phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu thì không phải lập hóa đơn điện tử.
Quy định này hỗ trợ các doanh nghiệp gia công, đặc biệt trong ngành may mặc, cơ khí, điện tử, nơi việc cho mượn máy móc để thực hiện gia công là phổ biến.
8. Các trường hợp khác theo quy định về thuế giá trị gia tăng và một số giao dịch nội bộ
Ngoài các trường hợp nêu trên, Nghị định còn bao gồm một số trường hợp khác liên quan đến quy định của pháp luật về thuế GTGT, như:
- Hàng hóa, dịch vụ xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong cùng một cơ sở kinh doanh;
- Hàng hóa do cơ sở kinh doanh tự sản xuất, xây dựng để phục vụ chính hoạt động kinh doanh của mình;
- Các khoản thu về bồi thường, tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu hộ, chi hộ của cơ quan nhà nước…
Những giao dịch này không mang bản chất mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho bên thứ ba nên không bắt buộc xuất HĐĐT.
Việc quy định rõ 08 trường hợp không phải sử dụng HĐĐT tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thể hiện sự linh hoạt của chính sách, giảm thủ tục hành chính không cần thiết đối với các giao dịch đặc thù, nội bộ hoặc đã được kiểm soát thuế bằng hình thức khác (khấu trừ tại nguồn, bảng kê, bảng tổng hợp…).
Tuy nhiên, người nộp thuế cần lưu ý một số điểm quan trọng:
- Việc thuộc diện không bắt buộc sử dụng HĐĐT không đồng nghĩa với việc được miễn toàn bộ nghĩa vụ chứng từ, kế toán và thuế. Vẫn phải lập, lưu giữ đầy đủ hồ sơ, bảng kê, hợp đồng và các tài liệu chứng minh để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
- Nếu chủ động đăng ký sử dụng HĐĐT thì vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy định về lập, gửi dữ liệu và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Đối với HKD, CNKD, cần xác định chính xác doanh thu và bản chất thu nhập để tránh nhầm lẫn giữa trường hợp bắt buộc và không bắt buộc.
- Các giao dịch ngoại tệ, tái bảo hiểm, tài chính cần lập bảng tổng hợp định kỳ theo đúng hướng dẫn.
Kết luận
Quy định về các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là bước hoàn thiện quan trọng, giúp phân định rõ ràng giữa giao dịch bắt buộc xuất hóa đơn và giao dịch được miễn trừ. Điều này vừa tạo thuận lợi cho người nộp thuế, vừa đảm bảo hiệu quả quản lý thuế trên nền tảng số.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần nghiên cứu kỹ từng trường hợp, đối chiếu với thực tế hoạt động của mình và tham khảo thêm hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng như các công văn của Cục Thuế để áp dụng chính xác. Việc nắm vững quy định này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán – thuế, giảm chi phí và rủi ro trong giai đoạn chuyển đổi số toàn diện về hóa đơn, chứng từ điện tử.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi