
Doanh nghiệp có thể điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn không? Bài viết được thực hiện bởi phanmemhoadon tổng hợp theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hy vọng sẽ đem đến cho doanh nghiệp những nội dung thực sự hữu ích.
>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
1. Hóa đơn là gì?
Hoá đơn là một chứng từ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
Hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
>> Tham khảo: Cách xuất hóa đơn VAT bệnh viện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bởi:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…
Có thể thấy lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại là điều dễ nhận thấy thế nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đắn đo, trì hoãn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử vì doanh nghiệp muốn tận dụng nốt hóa đơn giấy đang còn tồn động; doanh nghiệp chưa nắm được đầy đủ thông tin, quy định về lộ trình chuyển đổi của Chính phủ…
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Bộ Tài Chính đã quy định: Doanh nghiệp sẽ buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Cách điều chỉnh giảm hóa đơn
Căn cứ theo Điểm e, Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:
“[…] e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. […]”.
Như vậy, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, cần phải lập hóa đơn điều chỉnh thì nội dung điều chỉnh giảm được ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
Trước đây, hóa đơn điều chỉnh không được ghi dấu âm, vì vậy nhiều kế toán, doanh nghiệp vẫn băn khoăn khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn.
Tuy nhiên, từ ngày 1/7/2022, khi hóa đơn điện tử được triển khai trên toàn quốc, hóa đơn điều chỉnh giảm được phép ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
Theo Thông tư 78/2021/NĐ-CP, các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm như sau:
Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm
Kế toán vào phân hệ “Lập hóa đơn” và chọn mục “Lập hóa đơn điều chỉnh”. Sau đó, kế toán chọn hóa đơn gốc bị sai sót, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ lấy thông tin ở hóa đơn gốc sang hóa đơn điều chỉnh.
Sau đó, kế toán ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tính DIM để tối ưu chi phí.
Bước 2: Điền nội dung trên hóa đơn điều chỉnh
Việc điều chỉnh giảm hóa đơn được hướng dẫn tại Công văn số 1647/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế. Trong đó, kế toán điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin tại dòng hàng hóa bị sai sót, bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế.
Bước 3: Ký số và gửi cho người mua
Kế toán xuất hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Ngoài ra, căn cứ theo Công văn 1647/TCT-CS ngày 10/5/2023 của Tổng cục Thuế:
- Trường hợp người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh: thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).
- Trong trường hợp người bán lựa chọn hóa đơn thay thế: người bán lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều cần ghi chú rõ ràng:
“Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” và trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử đầu tiên bị sai (gọi là hóa đơn H0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn H1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn H0) và phát hiện hóa đơn H1 vẫn bị sai thì:
+ Nếu lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh: Kế toán lập hóa đơn H2 điều chỉnh cho hóa đơn H0 (lúc này hóa đơn H0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn H1).
+ Nếu lựa chọn lập hóa đơn thay thế: Kế toán lập hóa đơn H2 thay thế cho hóa đơn H1 (lúc này hóa đơn H0 đã bị thay thế bởi hóa đơn H1).
Như vậy, nếu đơn điện tử đã lập có sai sót và đã xử lý theo hình thức điều chỉnh, sau đó lại phát hiện hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót thì tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho đến khi đúng.
>> Tham khảo: Xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì từ 1/7/2022, hóa đơn điều chỉnh giảm được phép xuất âm. Để điều chỉnh giảm hóa đơn, kế toán có thể lựa chọn một trong hai phương án: Lập hóa đơn điều chỉnh & lập hóa đơn thay thế. Ngoài ra, kế toán cũng cần lưu ý trường hợp điều chỉnh hóa đơn sai sót nhiều lần, cần tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho đến khi đúng.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi