Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu thực hiện mua hóa đơn như thế nào? Bài viết được thực hiện bởi phanmemhoadon, hy vọng sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
>> Tham khảo: Tiêu thức nội dung nào không bắt buộc trên hóa đơn điện tử?
1. Quy trình mua hóa đơn điện tử đúng quy định
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Để thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau để triển khai hóa đơn điện tử tối ưu, hiệu quả:
Bước 1: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Để đánh giá và lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp có thể đi từ một số vấn đề cơ bản sau:
- Số lượng hóa đơn trung bình mà doanh nghiệp xuất ra mỗi tháng là bao nhiêu.
- Quy mô của doanh nghiệp: Có các chi nhánh, cơ sở trên hệ thống hay không? Việc sử dụng hóa đơn giữa các chi nhánh, đơn vị là độc lập hay phụ thuộc?
- Số lượng máy tính tiền và các điểm bán hàng.
- Hệ thống các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp có thể tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử.
- Chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả để triển khai giải pháp hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
Để lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các tiêu chí sau:
- Đơn vị đã được Tổng cục Thuế thẩm định, nằm trong danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử do Cục Thuế cung cấp.
- Thương hiệu uy tín: Có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp.
- Kinh nghiệm triển khai: Từng có kinh nghiệm triển khai thành công hóa đơn điện tử cho nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, đảm bảo thao tác dễ dàng, thuận tiện, dễ sử dụng.
- Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp nhiều tiện ích, đảm bảo sử dụng được mọi lúc, mọi nơi.
- Đảm bảo an toàn thông tin, tối đã bảo mật dữ liệu.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 đảm bảo kịp thời xử lý và hỗ trợ khi cần.
>> Tham khảo: Thuế GTGT của hộ kinh doanh năm 2024.
Bước 3: Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hóa đơn mẫu (Doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).
Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng đến cơ quan thuế, đợi kết quả và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Các loại hình xuất nhập khẩu và bảng mã chi tiết của Tổng cục Hải quan.
2. Hộ kinh doanh có được mua hóa đơn của cơ quan thuế không?
Theo Khoản 2, Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022, bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT, thuế TNCN theo phương pháp khoán, nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Tuy nhiên, ngoài các đối tượng nêu trên, vẫn có đối tượng được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế, bao gồm:
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế.
Lưu ý: Thời gian sử dụng hóa đơn giấy tối đa là 12 tháng.
Căn cứ theo Điểm b, Khoản 1, Điều 11, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định:
“Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế
- Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau:
- a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án).
Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác.
- b) Hộ, cá nhân kinh doanh;
- c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.
- d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế;
đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.
…”
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Theo quy định nêu trên, đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế gồm:
Đối tượng để cơ quan thuế bán hóa đơn sẽ gồm có các hộ, cá nhân kinh doanh và một số doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc các doanh nghiệp có hành vi vi phạm về hóa đơn, bị xử lý vi phạm hành chính về gian lận thuế, trốn thuế.
Mặt khách, tại Điều 13, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài Chính quy định việc cấp hóa đơn cho các cá nhân không kinh doanh như sau:
– Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn cho một số cá nhân không phải cá nhân kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng, cung ứng hàng hóa, dịch vụ và cần phải có hóa đơn để giao cho khách hàng.
– Trường hợp các cá nhân không kinh doanh có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, hay không thuộc trường hợp phải kê khai, nộp thuế GTGT thì cơ quan thuế sẽ từ chối cấp hóa đơn.
– Các hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng số tương ứng với đề nghị của tổ chức, hộ và cá nhân không kinh doanh sẽ gọi là hóa đơn bán lẻ. Theo đó, các cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ cần hóa đơn để giao cho khách hàng thì cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán lẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
Như vậy, nếu cá nhân thuộc diện nêu trên thì được phép mua hóa đơn của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Thời gian nộp tờ khai thuế TNCN được quy định thế nào?
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi