Doanh nghiệp điều chỉnh hóa đơn điện tử như nào đúng quy định?

Lập hóa đơn doanh nghiệp đôi khi gặp phải nhiều sai sót trong thực tế. Khi đó, doanh nghiệp cần làm gì để có thể điều chỉnh hóa đơn? Bài viết dưới đây Thái Sơn sẽ hướng dẫn doanh nghiệp điều chỉnh hóa đơn nhanh chóng và đúng quy định theo pháp luật.     

Hóa đơn điện tử sai sót doanh nghiệp cần làm gì?

Trên thực tế, doanh nghiệp khi lập hóa đơn sẽ gặp phải trường hợp sai sót và khi đó doanh nghiệp phải tiến hành làm thủ tục điều chỉnh, hủy hay thu hồi hóa đơn.

Trong quá trình chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ thường bỡ ngỡ trước những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, đặc biệt là các sai sót thường gặp khi tạo hóa đơn như sai tên, ký hiệu, hàng hóa…..

Tùy thuộc vào từng trường hợp mà doanh nghiệp sẽ phải sử dụng các loại biên bản khác nhau. Các loại biên bản cần lưu ý bao gồm biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn.

Hóa đơn khi lập đôi khi doanh nghiệp sẽ gặp nhiều  sai sót.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn

Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập và giao cho người mua cùng hàng hóa/dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó mới phát hiện sai sót thì hai bên cần tiến hành lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Trên hóa đơn cần ghi rõ nội dung điều chỉnh bắt buộc như Mẫu số, Ký hiệu, Giá trị hóa đơn, Tên dịch vụ, Lý do điều chỉnh…. Mỗi bên giữ một bản hóa đơn để phục vụ công tác khai báo khi cơ quan Thuế kiểm tra.

Khi doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh hóa đơn thì doanh nghiệp cần lưu ý kỹ những thông tin sau đây:

• Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn phải giống nhau.
• Phải có đóng dấu và ghi rõ họ tên, chữ ký của người đại diện bên bán & mua.
• Khi phát hiện hóa đơn viết sai (đã kê khai thuế) thì ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai, doanh nghiệp cần lập thêm hóa đơn điều chỉnh.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì ? Tại sao cần phủ sóng hóa đơn điện tử ?

Doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn nếu hóa đơn bị sai sót.

Đối với trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì hai bên mua bán chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Đặc biệt, nếu lập hóa đơn điện tử mà bị sai sót thì doanh nghiệp không được phép hủy hóa đơn (vì hóa đơn đã được kế toán kê khai)

Lưu ý:

Nếu bên mua không có chữ ký số vì không phải doanh nghiệp thì việc sử dụng chữ ký điện tử trong văn bản thỏa thuận sẽ rất khó. Do vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.

Khi hủy bỏ và lập hóa đơn thay thế, bên bán và bên mua cũng cần lập biên bản thu hồi hóa đơn lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Hóa đơn đã được thu hồi và hủy bỏ sẽ không còn giá trị pháp lý.