HS Code trong xuất nhập khẩu là gì?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, HS Code (Harmonized System Code) là một trong những yếu tố quan trọng nhất, được ví như “ngôn ngữ chung” của thương mại toàn cầu. HS Code là viết tắt của Harmonized Commodity Description and Coding System – Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa, do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) phát triển và quản lý từ năm 1988. Hệ thống này giúp phân loại thống nhất hơn 98% hàng hóa giao dịch quốc tế, với hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ áp dụng, bao gồm Việt Nam.

Tại Việt Nam, HS Code còn được gọi là mã số hàng hóa trong Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu, quy định tại Thông tư 31/2022/TT-BTC của Bộ Tài chính (và các cập nhật mới nhất đến năm 2025). Việc sử dụng đúng HS Code không chỉ giúp doanh nghiệp tính toán chính xác thuế quan mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro phạt hành chính và chậm trễ thông quan.

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh mới chuyển sang kê khai thuế cần lưu ý gì?

1. Lịch Sử Và Cấu Trúc Của HS Code

Hệ thống HS được WCO cập nhật định kỳ khoảng 5-6 năm một lần để phù hợp với sự phát triển công nghệ và thương mại. Phiên bản hiện hành là HS 2022, được Việt Nam áp dụng đầy đủ qua Danh mục AHTN (ASEAN Harmonized Tariff Nomenclature).

Cấu trúc HS Code bao gồm:

• 6 chữ số đầu tiên: Mang tính quốc tế, thống nhất toàn cầu.
  • 2 chữ số đầu: Chương (Chapter) – Phân loại lớn, ví dụ Chương 09: Cà phê, trà, gia vị.
  • 2 chữ số tiếp: Nhóm (Heading) – Chi tiết hơn, ví dụ 0901: Cà phê.
  • 2 chữ số cuối: Phân nhóm (Subheading) – Mô tả cụ thể, ví dụ 0901.11: Cà phê chưa rang, chưa khử cafein.
• 2 chữ số sau (tại Việt Nam): Phân nhóm phụ quốc gia, giúp chi tiết hóa theo nhu cầu quản lý nội địa, đưa tổng cộng lên 8 chữ số.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

Ví dụ: Mã HS cho cà phê hòa tan là 2101.12.90:

• 21: Chương thực phẩm chế biến.
• 2101: Nhóm chiết xuất cà phê, trà.
• 2101.12: Phân nhóm chế phẩm từ chiết xuất cà phê.
• 90: Phân nhóm phụ khác.

Một số quốc gia dùng 10-12 chữ số, nhưng Việt Nam giữ ở 8 chữ số để cân bằng giữa tính quốc tế và quản lý nội địa.

2. Tầm Quan Trọng Của HS Code Trong Xuất Nhập Khẩu

HS Code đóng vai trò then chốt trong toàn bộ chuỗi cung ứng quốc tế:

• Xác định thuế quan và phí: Đây là cơ sở tính thuế nhập khẩu (MFN, ưu đãi, ưu đãi đặc biệt từ FTA như CPTPP, EVFTA, RCEP), thuế xuất khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt. Năm 2025, Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam (Nghị định 144/2024/NĐ-CP và cập nhật) có khoảng 27 biểu thuế, trong đó thêm biểu ưu đãi đặc biệt với Israel.
• Quản lý chính sách nhà nước: Xác định hàng hóa thuộc diện cấm, hạn chế, cần giấy phép (kiểm dịch, an toàn thực phẩm), hoặc ưu đãi (miễn thuế cho dự án đầu tư).
• Thống kê thương mại: Giúp chính phủ theo dõi kim ngạch xuất nhập khẩu, cân bằng cán cân thương mại.
• Tận dụng FTA: Để hưởng ưu đãi thuế, hàng hóa phải đáp ứng quy tắc xuất xứ, và HS Code là yếu tố quyết định chứng nhận C/O.
• Thông quan nhanh chóng: Khai đúng HS Code giúp tờ khai hải quan được phân luồng xanh, giảm kiểm tra thực tế.

Đối với doanh nghiệp Việt Nam, HS Code là “chìa khóa” để tối ưu chi phí, đặc biệt khi Việt Nam tham gia 17 FTA với hơn 60 đối tác.

>> Tham khảo: Doanh nghiệp vừa và nhỏ được áp dụng chế độ kế toán mới từ năm 2026.

3. Cách Tra Cứu HS Code Chính Xác

Tra cứu HS Code đòi hỏi hiểu rõ hàng hóa (thành phần, công dụng, cấu tạo). Các cách phổ biến:

• Trực tuyến chính thức:
  • Website Tổng cục Hải quan: customs.gov.vn (phần Tra cứu biểu thuế).
  • vntr.moit.gov.vn/search (Bộ Công Thương).
• File Excel biểu thuế: Tải mới nhất năm 2025 từ customs.gov.vn, dùng Ctrl+F tìm từ khóa mô tả hàng.
• Áp dụng 6 quy tắc phân loại của WCO (Phụ lục II Thông tư 31/2022/TT-BTC):
  1. Phân loại theo mô tả tiêu đề chương/nhóm.
  2. Hàng chưa hoàn chỉnh theo hàng hoàn chỉnh.
  3. Hàng hỗn hợp theo thành phần chính.
  4. Hàng tương tự theo mã gần nhất.
  5. Bao bì theo hàng bên trong.
  6. Quy tắc cuối cùng cho hàng không phân loại được.
• Tham vấn hải quan: Doanh nghiệp có quyền yêu cầu phân loại trước (pre-classification) để tránh tranh chấp.
• Công cụ hỗ trợ: Phần mềm như ECUS, hoặc dịch vụ logistics chuyên nghiệp.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Lỗi Thường Gặp Và Hậu Quả Khi Khai Sai HS Code

Dù hệ thống rõ ràng, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi do chủ quan hoặc hàng hóa phức tạp:

• Không kiểm tra catalog kỹ thuật, mô tả chứng từ không đồng nhất (invoice, packing list).
• Sao chép mã cũ mà không cập nhật biểu thuế mới.
• Nhầm hàng đa chức năng (phân loại theo công dụng chính).
• Dựa hoàn toàn vào nhà cung cấp nước ngoài.

Hậu quả nghiêm trọng:

• Phạt hành chính: Theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, phạt từ 20-200% số thuế thiếu, hoặc tịch thu hàng.
• Truy thu thuế: Nộp bổ sung + lãi chậm nộp.
• Chậm thông quan: Hàng bị giữ kiểm tra, giám định, phát sinh phí lưu container/kho.
• Mất ưu đãi FTA: Không hưởng thuế 0% nếu HS sai.
• Ảnh hưởng uy tín: Với đối tác và cơ quan quản lý.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Kết Luận

HS Code không chỉ là dãy số mà là nền tảng của thương mại quốc tế hiện đại. Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng với các FTA năm 2025, việc nắm vững và áp dụng đúng HS Code giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng cạnh tranh và tránh rủi ro pháp lý.

Doanh nghiệp nên đầu tư đào tạo nhân sự, sử dụng công cụ tra cứu chính thức và tham vấn hải quan khi cần. Một mã HS đúng có thể tiết kiệm hàng triệu đồng thuế quan và thời gian thông quan.

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/