Bài viết tổng hợp quy định mới nhất về định dạng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Bài viết thực hiện bởi phanmemhoadon, hy vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập hóa đơn trên phiên bản mobile Einvoice.
1. Định dạng hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại điều 12, mục 2, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử được quy định như sau:
– Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
– Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
– Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:
- Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
- Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
- Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
– Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
2. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Việc áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc trên toàn quốc mang lại nhiều lợi ích cho chính doanh nghiệp cũng như công tác quản lý của cơ quan Thuế:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa quy trình tạo lập và quản lý hóa đơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.
- Tăng hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, theo dõi tình trạng hóa đơn, đối chiếu thu chi, quản lý dòng tiền hiệu quả hơn. Dữ liệu tự động chuyển về cơ quan Thuế
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được ký số, lưu trữ trên hệ thống an toàn, đảm bảo tính chính xác, nguyên vẹn và chống giả mạo.
- Thân thiện với môi trường: Giảm thiểu sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường.
Như vậy, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh sẽ thúc đẩy tính minh bạch, phòng chống gian lận, lừa đảo và tiết kiệm nhiều chi phí so với hóa đơn giấy truyền thống.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tra cứu thuế TNCN Etax Mobile của Tổng cục Thuế.
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Nói một cách dễ hiểu hơn, hóa đơn điện tử là hóa đơn được tạo lập, lưu trữ và quản lý trên môi trường điện tử thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy và được cơ quan thuế chấp nhận.
Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tạo lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách tự động và hiệu quả. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm để tạo hóa đơn điện tử, ký tên số và gửi cho khách hàng qua môi trường điện tử.
Đồng thời, phần mềm này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong các chứng từ, thủ tục, gửi báo cáo với cơ quan Thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, quý khách cần lưu ý một số tiêu chí chính bao gồm:
– Uy tín của nhà cung cấp: Nhà cung cấp có uy tín là những đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
– Tính năng của phần mềm: Quý khách cần cân nhắc lựa chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp như tạo lập hóa đơn, quản lý hóa đơn, báo cáo thống kê…
– Giá thành: So sánh giá thành của các nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn phần mềm có mức giá phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Giá thành rẻ hay đắt có thể liên quan tới nhiều yếu tố khác như dịch vụ đi kèm, tính năng bổ sung trên phần mềm.
– Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của doanh nghiệp. Khi phần mềm gặp vấn đề, đơn vị có dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ giúp quý khách giải quyết nhanh chóng, hạn chế gián đoạn hoạt động.
>> Tham khảo: Cán cân xuất nhập khẩu có vai trò như thế nào?
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi