Nhằm gia tăng tối đa trải nghiệm tiện ích cho người dùng, ThaisonSoft đã không ngừng nghiên cứu và trở thành một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử đầu tiên tạo ra ứng dụng hóa đơn điện tử phiên bản di động. Bài viết tổng hợp một số tính năng hữu ích và hướng dẫn các bước lập hóa đơn điện tử trên ứng dụng mobile Einvoice.
>> Tham khảo: Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp online thế nào?
1. Một số tiện ích không thể bỏ qua
Ứng dụng Einvoice phiên bản mobile có một số tính năng cực hữu ích đối với doanh nghiệp:
1.1. Xem danh sách hóa đơn
Khi muốn xem danh sách các hóa đơn đã lập, người dùng cần tiến hành mở menu chính, chọn chức năng “Danh sách hóa đơn điện tử” để hiển thị giao diện “Danh sách hóa đơn điện tử”.
Tại đây, danh sách tất cả các hóa đơn DN đã lập, đã lưu, đã xuất hoặc đã được xử lý đều sẽ được hiển thị và tìm thấy. Người dùng muốn xem chi tiết hóa đơn nào thì chỉ việc nhấn vào và xem.
Để việc tìm kiếm hóa đơn được nhanh hơn, người dùng có thể sử dụng chức năng lọc hóa đơn. Thao tác lọc hóa đơn được tiến hành như sau:
- Nhấn biểu tượng lọc ở bên trên, góc phải màn hình.
- Điền thông tin “Khách hàng”.
- Nhấn ô “Áp dụng” để lọc ra những hóa đơn mình đang muốn tìm kiếm và xem.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Xem thống kê tình hình sử dụng hóa đơn
Khi muốn xem thống kê bao quát số lượng hóa đơn doanh nghiệp đã phát hành, hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn chưa sử dụng,… người dùng có thể chọn chức năng “Thống kế” trên app E-invoice.
Tại menu chính, người dùng chọn chức năng “Thống kê” để giao diện “Thống kê” hóa đơn doanh nghiệp được hiển thị. Tại giao diện này, số liệu hóa đơn doanh nghiệp đã phát hành đều sẽ được hiển thị một cách chi tiết nhất, theo các trạng thái cụ thể, rõ ràng.
Trường hợp người dùng muốn xem tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệpmình trong 6 tháng đầu năm hoặc cuối năm thì có thể nhấn vào ô “Tình hình sử dụng hóa hóa đơn”.
1.3. Xem báo cáo bán hàng chi tiết
Khi muốn xem báo cáo bán hàng chi tiết, người dùng vào menu chính, chọn chức năng “Danh sách báo cáo” để giao diện “Báo cáo bán hàng” được hiển thị ra. Tiếp đó, người dùng có thể nhấn vào bất kỳ báo cáo bán hàng nào nếu muốn xem thông tin chi tiết.
Ngoài ra, app E-invoice còn có hỗ trợ người dùng tìm kiếm báo cáo bán hàng nhanh chóng và vô cùng tiện lợi thông qua biểu tượng lọc ở góc phải, bên trên màn hình.
>> Tham khảo: Phần mềm Hỗ trợ kê khai là gì?
2. Các bước lập hóa đơn điện tử đơn giản trên ứng dụng mobile Einvoice
Để lập hóa đơn điện tử đơn giản trên ứng dụng Einvoice phiên bản mobile, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập app E-invoice
Để đăng nhập app E-invoice, kế toán cần tiến hành:
– Nhấn vào biểu tượng E-invoice trên điện thoại di động của mình để mở app.
– Tại giao diện đăng nhập hóa đơn điện tử E-invoice, kế toán phải nhập đầy đủ các thông tin được hệ thống yêu cầu: Mã số thuế, tên đăng nhập và email.
– Cuối cùng kế toán nhấn ô “Đăng nhập” để hoàn tất việc đăng nhập.
Lưu ý rằng, các thông tin được điền phải đảm bảo chính xác tuyệt đối thì kế toán mới có thể đăng nhập thành công vào hệ thống HĐĐ của DN mình trên app E-invoice.
Với những trường hợp điền sai thông tin, nếu sai quá 5 lần thì hệ thống sẽ tạm khóa tài khoản để đảm bảo tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp.
Nếu muốn khắc phục, kế toán cần liên lạc với hệ thống tổng đài để được hỗ trợ.
Bước 2: Chọn chức năng “Lập hóa đơn”
Tại giao diện trang chủ “Hóa đơn điện tử – Einvoice Thái Sơn”, kế toán nhấn vào xem menu chính bằng cách nhấn chọn biểu tượng ba dấu gạch ngang, ở góc trên, bên trái màn hình.
Trên giao diện menu chính, kế toán nhấn chọn chức năng “Lập hóa đơn” để lập và xuất hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại di động.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Điền thông tin để tạo hóa đơn
Sau khi đã nhấn chọn chức năng Lập HĐ, giao diện hóa đơn sẽ xuất hiện, kế toán có thể tùy chọn loại hóa đơn cần lập: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,… Rồi sau đó sẽ điền đầy đủ thông tin chi tiết cho hóa đơn muốn tạo lập.
– Thông tin hóa đơn
Tại mục thông tin hóa đơn, kế toán cần điền đầy đủ các trường thông tin được yêu cầu: Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu, Số hóa đơn, Đồng tiền, Tỷ giá, Hình thức thanh. Riêng với tiêu thức Ngày hóa đơn sẽ được hệ thống đồng bộ và mặc định là ngày hiện tại.
– Thông tin bên mua hàng
Tại mục thông tin bên mua, kế toán sẽ nhập các thông tin liên quan đến bên mua. Cụ thể: Mã đơn vị, Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Số điện thoại, Email,…
Theo đó, đối với bên mua là đối tác mới, kế toán doanh nghiệp sẽ phải nhập trực tiếp thông tin vào từng ô được yêu cầu.
Đối với bên mua là đối tác đã từng giao dịch, kế toán doanh nghiệp có thể nhấn vào biểu tượng ở mục “Mã đơn vị” để tìm tên công ty bên bán.
Sau khi tìm thấy và nhấn chọn thì hệ thống sẽ tự đồng bộ thông tin trong dữ liệu khách hàng đã lưu vào tất cả các mục cần điền.
– Thông tin hàng hóa dịch vụ
Đây là mục kế toán sẽ nhập thông tin về hàng hóa giao dịch trong hóa đơn này. Kế toán sẽ nhấn chọn ô “Thêm hàng mới” rồi sau đó sẽ điền thông tin danh sách hàng hóa. Cụ thể: Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá, Số lượng, Thuế VAT,…
Sau khi thông tin đã điền đầy đủ, hệ thống sẽ hỗ trợ kế toán tính tổng giá trị tiền hành và tổng giá trị thanh toán.
– Thông tin tổng hợp
Đây là mục kế toán sẽ phải nhập % chiết khấu trên tổng hóa đơn đang tạo. Theo đó, kế toán chỉ cần nhập số % chiết khấu và hệ thống sẽ tự động hỗ trợ tính ra số tiền tương ứng chính xác.
Lưu ý rằng, với những trường hợp hóa đơn có nhiều dòng hàng thì tất cả các dòng hàng phải có cùng một loại thuế VAT thì mới cho phép tính phần trăm chiết khấu trên tổng hóa đơn.
Nếu các dòng hàng không có cùng một loại % VAT thì hệ thống sẽ thông báo.
– Thông tin ghi chú trên hóa đơn
Tại mục này, kế toán DN dùng để ghi chú nội bộ cho hóa đơn đang tạo sau khi đã điền đầy đủ các thông tin liên quan tới hóa đơn.
Trường hợp không có ghi chú gì cần lưu ý thì kế toán có thể bỏ qua mục này.
Sau khi đã điền hoàn tất mọi thông tin được yêu cầu, kế toán DN nhấn ô “Ghi” để lưu hóa đơn đã lập lại.
Ngay sau đó hệ thống sẽ hiển thị “Thông báo Lưu hóa đơn thành công”, và kế toán chỉ cần nhấn “OK” để hoàn thành bước lưu hóa đơn này.
Lưu ý rằng, để hóa đơn khi xuất ra hợp lệ và hợp pháp, kế toán không những phải điền đầy đủ thông tin được yêu mà còn phải đảm bảo các thông tin được điền có độ chính xác tuyệt đối.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Xuất hóa đơn
Sau khi đã lập hóa đơn thành công, hệ thống sẽ hiển thị nút “Xuất HĐ” nhằm hỗ trợ kế toán dễ dàng xuất hóa đơn ngay trên điện thoại di động.
Kế toán có thể kiểm tra lại toàn bộ thông tin của hóa đơn đã tạo bằng cách nhấn ô “Xem hóa đơn” rồi mới nhấn “Xuất hóa đơn”.
Khi hóa đơn đã được xuất thành công, người dùng có thể lập tức ký số và gửi hóa đơn cho khách hàng nếu muốn.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi