Quy định cần lưu ý về lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử có bắt buộc với doanh nghiệp không? Cần lưu trữ trong bao lâu và cần đáp ứng quy định nào? Bài viết từ phanmemhoadon, hy vọng rằng bài viết sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.

>> Tham khảo: Các hình thức kiểm toán cần biết.

1. Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu?

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, để đảm bảo tính hợp pháp của việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng, các hóa đơn điện tử phải tuân thủ các điều kiện sau:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo đảm tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị sửa đổi hay thay đổi trong suốt thời gian lưu trữ.
• Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật kế toán.
• Hóa đơn điện tử phải có khả năng được in ra giấy và có thể tra cứu khi được yêu cầu.

Chỉ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định trên thì việc lưu trữ hóa đơn điện tử mới được coi là hợp pháp.

Lưu ý: Mặc dù hóa đơn điện tử đã áp dụng công nghệ hiện đại, tuy nhiên, trong quá trình lưu trữ, vẫn có nguy cơ mất dữ liệu hóa đơn do xóa hoặc bị tấn công bởi virus.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời hạn lưu trữ tối thiểu áp dụng cho hóa đơn, chứng từ kế toán là 10 năm.

Căn cứ theo Điều 12, 13, 14, Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định có 2 thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử:

– Hóa đơn điện tử lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm:

• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
• Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán.
• Biên bản tiêu hủy tài liệu và một số tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi lên sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Các trường hợp tài liệu kế toán khác mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm.

>> Tham khảo: Hướng dẫn bút toán kết chuyển thuế GTGT theo Thông tư 200 và 133.

– Hóa đơn điện tử lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:

• Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế an ninh, quốc phòng.
• Người đại diện theo Pháp luật của đơn vị kế toán quyết định tài liệu đó có tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài hay không để quy định về hình thức lưu trữ bản gốc hay hình thức khác.
• Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên.

2. Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Điểm e, Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Cũng trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 11 về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã quy định bên mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Đối với bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ; đĩa CD, DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong…) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, để bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho hợp pháp thì còn phải thỏa mãn đầy đủ các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32.

Với hơn 22 năm hình thành và phát triển các giải pháp phần mềm, ThaisonSoft hiện là một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử khá uy tín trên thị trường; một trong những đơn vị đầu tiên được Tổng cục thuế thẩm định cho triển khai giải pháp hóa đơn điện tử từ 2011; và phần mềm E-invoice của Thaisonsoft đang là giải pháp hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI: Aeon Mall, SamSung, CocaCola, Golden Gate, CGV,… và mang tới nhiều lợi ích không thể phủ nhận cho các doanh nghiệp sử dụng.

Các doanh nghiệp, người dùng có thể an tâm hơn khi biết rằng phần mềm E-invoice của Thaisonsoft hiện đang đứng đầu trong danh sách Top 26 nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Cục Thuế TP Hà Nội lựa chọn.

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã thành lập nhiều trung tâm hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc và xây dựng đội ngũ chuyên gia nghiệp vụ dày dặn kinh nghiệm, luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7 cho các doanh nghiệp khi triển khai và sử dụng E-invoice.

>> Tham khảo: Phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS5VNACCS.

Đây là một điểm cộng đối với dịch vụ của Thái Sơn so với các doanh nghiệp khác.

Trong quá trình cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử, các chuyên gia của ThaisonSoft sẽ khảo sát, phân tích, đánh giá để tư vấn cho doanh nghiệp, đảm bảo phần mềm hoạt động tốt và tương thích với hệ thống có sẵn. Doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn sử dụng chi tiết để nắm bắt, làm quen và sử dụng các tính năng của E-invoice nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/