Hóa đơn thương mại điện tử khác với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng thông thường ở chỗ nó thường được sử dụng trong xuất khẩu, thương mại điện tử xuyên biên giới và không bắt buộc áp dụng thuế GTGT trong một số trường hợp. Với sự bùng nổ của các nền tảng như Shopee, Lazada, Amazon, và các hiệp định thương mại tự do (FTA), hóa đơn thương mại điện tử đang trở thành công cụ thiết yếu để hỗ trợ doanh nghiệp hội nhập kinh tế toàn cầu. Bài viết tổng hợp quy định mới nhất về hóa đơn thương mại điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Quy định mới nhất về hóa đơn thương mại điện tử
Hóa đơn thương mại điện tử được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn thương mại điện tử, trong các giao dịch thương mại.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025): Sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bổ sung quy định về hóa đơn thương mại điện tử cho hoạt động xuất khẩu và thương mại điện tử xuyên biên giới.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/6/2025): Hướng dẫn chi tiết về nội dung, định dạng, và quy trình lập hóa đơn thương mại điện tử, thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC): Quy định về thủ tục hải quan liên quan đến hóa đơn thương mại điện tử trong xuất nhập khẩu.
- Quyết định 1450/2021/QĐ-TCT: Hướng dẫn truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, bao gồm hóa đơn thương mại điện tử.
Những quy định này đảm bảo hóa đơn thương mại điện tử tuân thủ chuẩn định dạng XML, tích hợp với hệ thống của Tổng cục Thuế và phù hợp với các cam kết quốc tế như CPTPP, EVFTA.
>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
2. Đặc điểm của hóa đơn thương mại điện tử
Hóa đơn thương mại điện tử có các đặc điểm nổi bật sau:
- Định dạng điện tử: HĐTMĐT được lập và lưu trữ dưới dạng điện tử, sử dụng chuẩn XML để đảm bảo khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu.
- Ứng dụng trong xuất khẩu: Thường được sử dụng trong các giao dịch xuất khẩu, thay thế hóa đơn thương mại giấy (Commercial Invoice) truyền thống.
- Không bắt buộc thuế GTGT: Trong các giao dịch xuất khẩu, hóa đơn thương mại điện tử thường áp dụng thuế suất 0%, phù hợp với quy định tại Luật Thuế GTGT.
- Mã xác thực (tùy chọn): Có thể có mã xác thực do cơ quan thuế cấp hoặc không, tùy thuộc vào yêu cầu của giao dịch.
- Chữ ký số: Phải được ký bằng chữ ký số hợp pháp của người bán, đảm bảo tính bảo mật và pháp lý.
- Thông tin bắt buộc: Bao gồm thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ, giá trị giao dịch, điều kiện giao hàng (Incoterms), và mã QR để tra cứu.
- Tích hợp với hải quan: Hóa đơn thương mại điện tử được đồng bộ với tờ khai hải quan, hỗ trợ thông quan nhanh chóng trong xuất nhập khẩu.
Hóa đơn thương mại điện tử phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động trên các nền tảng TMĐT như Amazon, Alibaba, hoặc các doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa/dịch vụ số.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Quy trình lập và phát hành hóa đơn thương mại điện tử
Quy trình lập và phát hành hóa đơn thương mại điện tử được thực hiện theo các bước sau:
3.1. Đăng ký sử dụng
- Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn thương mại điện tử với Tổng cục Thuế thông qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử hoặc các nhà cung cấp dịch vụ như Thái Sơn Einvoice, VNPT, Viettel.
- Cần cung cấp thông tin mã số thuế, chữ ký số, và hệ thống phần mềm sử dụng.
>> Tham khảo: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi nào?
3.2. Lập hóa đơn
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được phê duyệt để lập HĐTMĐT, nhập các thông tin như:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của người bán và người mua.
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ, giá trị, điều kiện giao hàng (FOB, CIF, v.v.).
- Thông tin xuất khẩu (nếu có): mã HS, chứng nhận xuất xứ (C/O).
- Hóa đơn được ký số bằng chữ ký số hợp pháp.
3.3. Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế
- Đối với hóa đơn thương mại điện tử có mã xác thực, dữ liệu được gửi đến Tổng cục Thuế qua hệ thống eTVAN để nhận mã trước khi phát hành.
- Đối với hóa đơn thương mại điện tử không có mã, doanh nghiệp truyền dữ liệu đến cơ quan thuế trong vòng 24-72 giờ sau khi phát hành.
- Hóa đơn thương mại điện tử phải đồng bộ với tờ khai hải quan nếu liên quan đến xuất nhập khẩu.
>> Tham khảo: 5 Chính sách mới về thuế có hiệu lực từ tháng 10/2025.
3.4. Phát hành và gửi hóa đơn
- Hóa đơn được gửi đến người mua qua email, nền tảng TMĐT, hoặc các phương tiện điện tử khác.
- Trong giao dịch xuất khẩu, hóa đơn thương mại điện tử thường được gửi kèm vận đơn (Bill of Lading) và chứng nhận xuất xứ.
3.5. Lưu trữ
- Hóa đơn thương mại điện tử phải được lưu trữ điện tử tối thiểu 10 năm, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ của nhà cung cấp hoặc hệ thống nội bộ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Lợi ích của hóa đơn thương mại điện tử
Hóa đơn thương mại điện tử mang lại nhiều lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển hóa đơn giấy, ước tính giảm 80-90% chi phí so với truyền thống.
- Tăng tốc độ giao dịch: Quy trình điện tử giúp lập và gửi hóa đơn trong vài phút, đặc biệt trong TMĐT xuyên biên giới.
- Hỗ trợ xuất khẩu: Đồng bộ với hải quan, giảm thời gian thông quan (xuống 1-2 giờ đối với luồng xanh).
- Minh bạch và tuân thủ: Giảm rủi ro gian lận thuế, đáp ứng các yêu cầu của FTA như EVFTA, CPTPP.
- Tích hợp hệ thống: Dễ dàng kết nối với ERP, CRM, hoặc các nền tảng TMĐT như Shopee, Lazada.
Thách thức:
- Hạ tầng công nghệ: Doanh nghiệp nhỏ có thể thiếu phần mềm và kết nối ổn định để lập HĐTMĐT.
- Kiến thức pháp lý: Quy định về HĐTMĐT và xuất nhập khẩu phức tạp, đòi hỏi hiểu biết về mã HS, C/O, và Incoterms.
- Bảo mật dữ liệu: Nguy cơ rò rỉ thông tin trong giao dịch xuyên biên giới.
- Tích hợp quốc tế: Một số đối tác nước ngoài chưa quen với định dạng HĐTMĐT của Việt Nam.
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định hiện hành về hóa đơn điện tử 2025.
Giải pháp:
- Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp: Các nhà cung cấp như Thái Sơn Einvoice, MISA meInvoice hỗ trợ lập, truyền và lưu trữ HĐTMĐT.
- Đào tạo nhân sự: Tổ chức khóa học về HĐTMĐT và quy trình hải quan.
- Ứng dụng công nghệ: Sử dụng blockchain và mã hóa để bảo mật dữ liệu.
- Hợp tác quốc tế: Đồng bộ định dạng HĐTMĐT với chuẩn quốc tế như UBL (Universal Business Language).
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi