Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, hóa đơn điện tử trở thành công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý, việc ký số là bước bắt buộc. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình ký số trên hóa đơn điện tử.
1. Ký số là gì? Tại sao cần ký số trên hóa đơn điện tử?
1.1. Ký số là gì?
Ký số (digital signature) là một hình thức chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa để đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và không thể chối bỏ của một văn bản điện tử. Trong trường hợp này, văn bản chính là hóa đơn điện tử.
Ký số sử dụng một chứng thư số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) — ví dụ: Thaison-CA, VNPT-CA, FPT-CA, MISA eSign, v.v.
1.2. Tại sao phải ký số trên hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử chỉ được coi là hợp pháp khi có chữ ký số của người bán. Một số trường hợp cũng yêu cầu chữ ký số của người mua (nếu có thỏa thuận giữa hai bên).
Ký số đảm bảo:
-
Hóa đơn không bị chỉnh sửa sau khi phát hành.
-
Hóa đơn có thể truy xuất được nguồn gốc và đơn vị phát hành.
-
Cơ quan thuế có thể xác thực tính hợp lệ khi kiểm tra.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.
2. Chuẩn bị và điều kiện cần thiết để ký số
Trước khi thực hiện ký số, doanh nghiệp cần đảm bảo một số điều kiện kỹ thuật và pháp lý như sau:
2.1. Có chứng thư số hợp lệ
-
Doanh nghiệp phải mua hoặc đăng ký sử dụng một chữ ký số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động.
-
Chứng thư số còn hiệu lực (không hết hạn, không bị thu hồi).
2.2. Máy tính hoặc thiết bị có cài phần mềm ký số
-
Tùy thuộc vào loại chữ ký số:
-
USB Token: Cắm thiết bị USB vào máy tính.
-
HSM hoặc Cloud CA (chữ ký số không cần USB): Cài ứng dụng hoặc đăng nhập web ký số.
-
2.3. Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
-
Doanh nghiệp phải khai báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, và chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (Thái Sơn E-invoice, Viettel, VNPT, CyberLotus, EasyInvoice, v.v.).
>> Tham khảo: Đặc điểm của hóa đơn hàng mẫu.
2.4. Phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ ký số
-
Phần mềm phải có tích hợp chức năng ký số hoặc cho phép kết nối với hệ thống ký số bên ngoài.
3. Quy trình ký số trên hóa đơn điện tử
Quy trình ký số trên hóa đơn điện tử thường bao gồm 5 bước cơ bản sau:
Bước 1: Khởi tạo hóa đơn
-
Nhập thông tin người mua hàng: tên, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế…
-
Kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có sai sót trước khi ký.
Bước 2: Lưu nháp và xem trước hóa đơn
-
Phần mềm hóa đơn điện tử thường có chức năng “Lưu nháp” hoặc “Xem trước”.
-
Đây là bước quan trọng để đối chiếu toàn bộ thông tin, đảm bảo khớp với chứng từ mua bán.
Bước 3: Chọn hình thức ký số
-
Hệ thống sẽ đưa ra lựa chọn:
-
Ký bằng USB Token
-
Ký bằng chữ ký số từ xa (Cloud CA)
-
Bạn chọn hình thức tương ứng với chữ ký số mình đang sử dụng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Thực hiện ký số
-
Nếu dùng USB Token:
-
Cắm thiết bị USB vào máy tính.
-
Nhập mã PIN và xác nhận.
-
-
Nếu dùng chữ ký số từ xa:
-
Xác thực qua OTP hoặc app ký số.
-
Nhấn “Xác nhận ký” để hoàn tất.
-
Sau khi ký, hóa đơn sẽ được hệ thống mã hóa, chèn chữ ký số, gắn mã QR và số hóa đơn chính thức.
Bước 5: Phát hành hóa đơn
-
Sau khi ký số, bạn chọn “Phát hành hóa đơn”.
-
Hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn đến cơ quan thuế (nếu thuộc loại hóa đơn có mã), đồng thời gửi hóa đơn điện tử đến email khách hàng.
Một số lưu ý khi ký số hóa đơn điện tử:
-
Không được ký số khi hóa đơn chưa hoàn chỉnh: Việc sửa đổi sau khi đã ký số sẽ khiến hóa đơn mất hiệu lực.
-
Chỉ người có quyền mới được ký số: Thường là kế toán trưởng, giám đốc hoặc người được ủy quyền.
-
Kiểm tra định kỳ hạn dùng chữ ký số để tránh gián đoạn khi phát hành hóa đơn.
-
Sao lưu dữ liệu định kỳ, đặc biệt là file XML của hóa đơn đã ký để tránh mất dữ liệu khi cần tra cứu.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ký số trên hóa đơn điện tử không chỉ là một yêu cầu pháp lý, mà còn là bước khẳng định uy tín và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong giao dịch thương mại. Việc thực hiện đúng quy trình ký số giúp hóa đơn có hiệu lực pháp lý, dễ dàng kiểm tra, lưu trữ và quản lý.
Hãy luôn đảm bảo:
-
Chữ ký số hợp lệ và còn hiệu lực.
-
Hóa đơn được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký.
-
Hệ thống phần mềm được cập nhật để hỗ trợ ký số đúng chuẩn.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi