Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – cập nhật 2025

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành xu hướng tất yếu trong quản lý thuế và giao dịch kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành, yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.

Đến năm 2025, với các văn bản pháp luật mới như Nghị định 180/2024/NĐ-CP và các hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đã được chuẩn hóa, đơn giản hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các bước thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất năm 2025, dựa trên Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có hoặc không có mã của cơ quan thuế, đáp ứng các yêu cầu về nội dung, định dạng theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế. Theo quy định, các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp tỷ lệ phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đến năm 2025, hệ thống hóa đơn điện tử đã được tích hợp chặt chẽ với Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, cho phép cơ quan thuế quản lý tập trung và doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử một cách dễ dàng hơn. Các quy định mới cũng nhấn mạnh việc sử dụng chữ ký số và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để đảm bảo tính xác thực của hóa đơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

2. Đối tượng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Doanh nghiệp: Bao gồm các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, v.v., sử dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT hoặc phương pháp trực tiếp.

• Hộ, cá nhân kinh doanh: Các hộ, cá nhân kinh doanh có đăng ký thuế, trừ trường hợp doanh thu dưới ngưỡng 200 triệu đồng/năm (từ 01/01/2026, theo Luật Thuế GTGT 2024) và sử dụng hóa đơn bán lẻ do cơ quan thuế cấp.

• Tổ chức không phải doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh: Ví dụ, các tổ chức phi lợi nhuận có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.

• Doanh nghiệp mới thành lập: Phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh.

Các trường hợp đặc biệt, như doanh nghiệp trong khu phi thuế quan hoặc doanh nghiệp xuất khẩu, cũng phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử theo hướng dẫn cụ thể của Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy quyền. Dưới đây là các bước cụ thể:

3.1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT): Mẫu này được quy định tại Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm thông tin về tên, mã số thuế, địa chỉ, loại hóa đơn (hóa đơn điện tử GTGT, hóa đơn điện tử bán hàng, hóa đơn khác), ký hiệu hóa đơn, phương thức chuyển dữ liệu (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), ngày bắt đầu sử dụng, và thông tin tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử(nếu có).

• Chữ ký số: Doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân phải có chữ ký số hợp lệ để thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

• Thông tin tài khoản giao dịch: Tài khoản ngân hàng hoặc thông tin liên quan để phục vụ việc thanh toán và đối chiếu dữ liệu.

• Hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử(nếu sử dụng dịch vụ của bên thứ ba như Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn E-invoice, v.v.).

>> Tham khảo: Mẫu thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3.2. Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

• Nộp qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp truy cập vào etax.gov.vn, đăng nhập bằng mã số thuế và chữ ký số, sau đó điền và nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trực tuyến. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra thông tin và gửi thông báo tiếp nhận.

• Nộp qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của bên thứ ba, tổ chức cung cấp dịch vụ sẽ hỗ trợ nộp thông báo phát hành hóa đơn thay cho doanh nghiệp.

• Thời hạn nộp: Thông báo phải được nộp trước ít nhất 2 ngày làm việc trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

3.3. Xử lý thông báo và phản hồi từ cơ quan thuế

• Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu thông tin đầy đủ và chính xác, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

• Trường hợp hồ sơ có sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu chỉnh sửa trong vòng 1 ngày làm việc. Doanh nghiệp cần bổ sung, sửa đổi và nộp lại thông báo.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.4. Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử

• Sau khi nhận được thông báo chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo ngày đã đăng ký.

• Hóa đơn điện tử phải được lập, chuyển giao và lưu trữ theo đúng định dạng XML, đáp ứng các yêu cầu về nội dung (thông tin người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, v.v.) và ký số điện tử.

4. Một số lưu ý khi đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

4.1. Lựa chọn phương thức sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế. Hóa đơn được cấp mã xác thực bởi Tổng cục Thuế trước khi phát hành.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ, có hệ thống kế toán minh bạch và đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.

4.2. Kết nối dữ liệu với cơ quan thuế

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải đảm bảo chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc định kỳ (tối đa 72 giờ kể từ khi lập hóa đơn). Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử phải tương thích với chuẩn dữ liệu của Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Thuế TNCN bán xe ô tô được quy định như thế nào?

4.3. Xử lý sai sót sau khi phát hành

Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh, hủy hóa đơn hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các bước xử lý sai sót cũng được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử.

4.4. Lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng tra cứu. Doanh nghiệp có thể tự lưu trữ hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

5. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cơ quan thuế:

• Đối với doanh nghiệp: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn; tiết kiệm thời gian xử lý giao dịch; tăng tính chính xác và minh bạch trong quản lý hóa đơn.

• Đối với cơ quan thuế: Tăng cường khả năng quản lý, giảm tình trạng gian lận hóa đơn, đảm bảo thu đúng, thu đủ thuế.

• Đối với người tiêu dùng: Dễ dàng tra cứu, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử thông qua các nền tảng số.

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh cá thể có được xuất hóa đơn đỏ hay không?

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/