Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi phát hành, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch kinh doanh.

Tại Việt Nam, loại hóa đơn này được quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và quản lý thuế hiệu quả.

Với sự phổ biến của hóa đơn điện tử, hóa đơn có mã xác thực đã trở thành công cụ quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu phát hành hóa đơn hợp pháp và dễ dàng tra cứu.

>> Tham khảo: Hướng dẫn kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Bài viết này sẽ phân tích ba khía cạnh chính của hóa đơn điện tử có mã xác thực: đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, tăng cường hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí, và hỗ trợ chuyển đổi số và phát triển bền vững.

1. Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch

Hóa đơn điện tử có mã xác thực được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về quản lý thuế, giúp đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi nhận hợp pháp và minh bạch, từ đó giảm thiểu rủi ro gian lận thuế.

1.1. Quy định pháp lý và mã xác thực

Theo Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn được cơ quan thuế cấp một chuỗi ký tự số (mã xác thực) trước khi doanh nghiệp hoặc tổ chức phát hành gửi cho người mua.

Mã xác thực này được tạo tự động thông qua hệ thống của Tổng cục Thuế, đảm bảo rằng hóa đơn đã được đăng ký và xác nhận hợp lệ. Mã xác thực thường có dạng như “C23TNC12345678”, trong đó các ký tự thể hiện năm phát hành, loại hóa đơn, và mã cơ quan thuế.

Hóa đơn có mã xác thực phải chứa đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, bao gồm:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.

• Ký hiệu và số hóa đơn.

• Ngày phát hành.

• Chi tiết hàng hóa, dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền).

• Thuế suất GTGT, tổng tiền thuế, và tổng tiền thanh toán.

• Chữ ký số của bên bán và mã xác thực của cơ quan thuế.

Những thông tin này được truyền trực tiếp đến hệ thống của Tổng cục Thuế ngay khi hóa đơn được lập, đảm bảo rằng cơ quan thuế có thể theo dõi và kiểm tra mọi giao dịch theo thời gian thực.

Ví dụ, một doanh nghiệp bán vật liệu xây dựng phát hành hóa đơn có mã xác thực sẽ cung cấp cho khách hàng một tệp hóa đơn điện tử (thường ở định dạng XML hoặc PDF), kèm mã xác thực để tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

1.2. Tăng cường minh bạch và chống gian lận

Hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp giảm thiểu các hành vi gian lận như phát hành hóa đơn khống, hóa đơn giả, hoặc sử dụng hóa đơn không hợp lệ để khấu trừ thuế.

Vì hóa đơn phải được cơ quan thuế xác nhận trước khi phát hành, các doanh nghiệp không thể tự ý chỉnh sửa hoặc tạo hóa đơn mà không qua hệ thống kiểm soát.

Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành có khối lượng giao dịch lớn, như xây dựng, bán lẻ, hoặc logistics, nơi rủi ro về hóa đơn không hợp pháp thường cao.

Hơn nữa, mã xác thực cho phép cả cơ quan thuế và người mua tra cứu thông tin hóa đơn trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Ví dụ, một khách hàng mua thiết bị điện tử từ một công ty có thể sử dụng mã xác thực để kiểm tra xem hóa đơn có được cơ quan thuế công nhận hay không, từ đó đảm bảo rằng họ có thể sử dụng hóa đơn để kê khai thuế GTGT.

Chính sách này không chỉ bảo vệ quyền lợi của người mua mà còn tăng cường niềm tin vào hệ thống quản lý thuế.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Tăng cường hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí

Hóa đơn điện tử có mã xác thực mang lại lợi ích vượt trội trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ cơ quan thuế quản lý hiệu quả hơn.

2.1. Tự động hóa quy trình phát hành và quản lý

Hóa đơn điện tử có mã xác thực được tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, và hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), cho phép tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn.

Khi một giao dịch được thực hiện, doanh nghiệp chỉ cần nhập thông tin vào hệ thống, sau đó hóa đơn sẽ được gửi đến Tổng cục Thuế để nhận mã xác thực và phát hành cho khách hàng qua email, mã QR, hoặc tin nhắn.

Quy trình này loại bỏ các bước thủ công như in ấn, ký tay, hoặc gửi hóa đơn giấy, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Ví dụ, một siêu thị phát hành hàng nghìn hóa đơn mỗi ngày có thể sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử để tự động tạo và gửi hóa đơn có mã xác thực cho khách hàng, thay vì phải in từng hóa đơn giấy.

Điều này không chỉ tăng tốc độ xử lý giao dịch tại quầy thanh toán mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hóa đơn.

Hơn nữa, hóa đơn điện tử có mã xác thực được lưu trữ trên hệ thống đám mây của nhà cung cấp dịch vụ hoặc cơ quan thuế, cho phép doanh nghiệp tra cứu và quản lý hóa đơn dễ dàng trong thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm (theo Luật Kế toán 2015).

Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc kiểm tra thuế hoặc đối chiếu giao dịch với đối tác.

>> Tham khảo: Từ 01/06/2025: Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót – Quy trình xử lý mới theo Nghị định 70.

2.2. Tiết kiệm chi phí vận hành

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí liên quan đến in ấn, giấy, mực, vận chuyển, và lưu trữ.

Theo ước tính, một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm chỉ từ việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với các doanh nghiệp lớn, con số này có thể lên đến hàng tỷ đồng.

Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp giảm chi phí hành chính, như chi phí nhân sự cho việc nhập liệu thủ công hoặc xử lý hóa đơn giấy.

Doanh nghiệp cũng không cần duy trì kho lưu trữ vật lý, vốn chiếm không gian và đòi hỏi chi phí bảo quản.

Ví dụ, một công ty logistics có thể lưu trữ hàng triệu hóa đơn điện tử trên hệ thống đám mây, thay vì phải thuê kho để giữ hóa đơn giấy trong 10 năm.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.

3. Hỗ trợ chuyển đổi số và phát triển bền vững

Hóa đơn điện tử có mã xác thực không chỉ là công cụ tài chính mà còn là động lực thúc đẩy chuyển đổi số và phát triển bền vững, phù hợp với các mục tiêu quốc gia của Việt Nam đến năm 2025 và tầm nhìn 2030.

3.1. Thúc đẩy chuyển đổi số

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là một phần quan trọng của Chương trình Chuyển đổi số quốc gia (Quyết định 749/QĐ-TTg năm 2020), nhằm hiện đại hóa quản lý hành chính và kinh doanh.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khuyến khích doanh nghiệp đầu tư vào công nghệ, từ phần mềm kế toán, hệ thống ERP, đến chữ ký số và hạ tầng lưu trữ đám mây. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn giúp doanh nghiệp thích nghi với xu hướng số hóa toàn cầu.

Hơn nữa, hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực được tích hợp với cổng thông tin của Tổng cục Thuế, tạo ra một hệ sinh thái số minh bạch và hiệu quả.

Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu hóa đơn với các hệ thống khác, như ngân hàng hoặc phần mềm quản lý khách hàng, để tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Ví dụ, một nhà hàng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực có thể liên kết dữ liệu hóa đơn với hệ thống thanh toán trực tuyến, giúp theo dõi doanh thu và khách hàng một cách tự động.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử cũng nâng cao kỹ năng số cho nhân viên, từ việc sử dụng phần mềm đến quản lý dữ liệu trực tuyến.

Điều này góp phần xây dựng một lực lượng lao động sẵn sàng cho nền kinh tế số, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.2. Góp phần phát triển bền vững

Hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp giảm thiểu tác động đến môi trường bằng cách loại bỏ nhu cầu sử dụng giấy, mực in, và vận chuyển hóa đơn.

Theo thống kê, một doanh nghiệp phát hành 10.000 hóa đơn giấy mỗi năm có thể tiết kiệm hàng chục kilogam giấy khi chuyển sang hóa đơn điện tử, góp phần bảo vệ tài nguyên rừng và giảm lượng rác thải.

Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh Việt Nam cam kết đạt mục tiêu trung hòa carbon vào năm 2050.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử giảm lượng khí thải carbon liên quan đến quy trình sản xuất và vận chuyển hóa đơn giấy.

Việc lưu trữ hóa đơn trên hệ thống đám mây cũng tiết kiệm năng lượng so với duy trì kho lưu trữ vật lý.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực không chỉ thể hiện trách nhiệm xã hội mà còn xây dựng hình ảnh thân thiện với môi trường, từ đó thu hút khách hàng và đối tác có ý thức về phát triển bền vững.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

Kết luận

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là một bước tiến quan trọng trong quản lý thuế và chuyển đổi số tại Việt Nam.

Với khả năng đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch, tăng cường hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí, và hỗ trợ phát triển bền vững, loại hóa đơn này mang lại lợi ích toàn diện cho doanh nghiệp, cơ quan thuế, và xã hội.

Trong năm 2025, khi hóa đơn điện tử đã trở thành tiêu chuẩn bắt buộc, việc hiểu rõ và áp dụng đúng quy định về hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, tuân thủ pháp luật, và góp phần xây dựng một nền kinh tế số hiện đại, minh bạch, và bền vững.

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/