Hướng dẫn lập báo cáo phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định của Chính Phủ, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp muốn khởi tạo phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Quy định về phát hành hóa đơn điện tử

Để phát hành thông báo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp ngoài kết nối với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được tư vấn, hướng dẫn thực hiện gửi thông báo phát hành.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện thông báo theo theo các nội dung sau:

• Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), 
• Ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); 
• Chữ ký điện tử của tổ chức phát hành nếu có (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Lưu ý khi lập thông báo phát hành hóa đơn

Trong quá trình lập thông báo phát hành hóa đơn nếu có sự thay đổi về địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn đúng thông tin mới. Trong đó, doanh nghiệp phải nêu rõ hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng sẽ tiếp tục sử dụng.

Khi có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử, thực hiện thông báo phát hành mới.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp có thể tạo đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau như: Hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) nhưng phải thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi chính thức sử dụng. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng cách thông qua nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ lập thông báo và gửi cho cục Thuế rút ngắn thời gian thực hiện mà đảm bảo đúng yêu cầu pháp luật.

Nguồn: https://einvoice.vn/