Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp muốn cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện theo quy định Pháp luật.

Yêu cầu về doanh nghiệp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử bao gồm:

• Các doanh nghiệp ở Việt Nam và có giấy chứng nhận kinh doanh. 
• Các doanh nghiệp có giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin. 
• Các Ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử

Các doanh nghiệp này có chương trình phần mềm về khởi tạo, lâp và truyền nhận hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, cần phải đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng nội dung theo quy định trong điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Kết hợp với kinh nghiệm triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

Yêu cầu về mặt kỹ thuật

Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo. Việc cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng yêu cẩu kinh doanh và quy định của pháp luật về phát hành hóa đơn.

Doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp. Ví dụ như các hình thức tấn công trên môi trường mạng để mang lại tính bảo mật cao, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

Trên giải pháp hóa đơn điện tử phải có quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu. Việc sao lưu thực hiện trên hình thức trực tuyến kết hợp khôi phục dữ liệu. Ngoài ra, nhà cung cấp cần có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu.

Việc lưu trữ kết quả của các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch, nhà cung cấp phải đưa ra được giải pháp cụ thể để đảm bảo hoạt động hiệu quả. Lưu trữ hóa đơn điện tử, thông điệp điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống.

Yêu cầu chấp hành theo quy định

Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo với cơ quan Thuế về các nội dung như:

• Danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng)
• số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự)

Theo định kì 6 tháng 1 lần để cục Thuế cập nhật thông tin và có hướng kiểm soát hiệu quả.

Như vậy, đối với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cũng cần phải phải đảm bảo điều kiện mà Bộ Tài Chính đề ra. Bên cạnh đó là việc thực thi các yêu cầu kèm theo của pháp luật mới có thể đáp ứng khả năng cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp khác.