Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế theo quy định 2026

Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế mới nhất 2026 theo Nghị định 123 và Thông tư 78. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót đúng quy định, dễ thực hiện cho doanh nghiệp và kế toán.

>> Tham khảo: Mức phạt khi không lập hóa đơn khi bán hàng.

1. Hóa đơn thay thế là gì?

Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử được lập mới để thay thế cho hóa đơn đã phát hành nhưng có sai sót.

Sau khi hóa đơn thay thế được lập:

• Hóa đơn cũ sẽ không còn giá trị sử dụng.
• Hóa đơn mới sẽ được dùng làm căn cứ kê khai thuế và hạch toán.

Hóa đơn thay thế thường áp dụng khi:

• Sai nhiều thông tin quan trọng.
• Cần thay toàn bộ nội dung hóa đơn.
• Không phù hợp xử lý bằng điều chỉnh.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Căn cứ pháp lý về hóa đơn thay thế

Hiện nay, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót được thực hiện theo:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Theo quy định, doanh nghiệp có thể xử lý hóa đơn sai sót bằng:

• Lập hóa đơn điều chỉnh.
• Lập hóa đơn thay thế.

Tùy từng trường hợp cụ thể.

3. Khi nào cần lập hóa đơn thay thế?

3.1. Sai thông tin người mua

Ví dụ:

• Sai tên công ty.
• Sai địa chỉ.
• Sai mã số thuế.

Nếu phát hiện sau khi đã gửi cho khách hàng, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn thay thế.

3.2. Sai hàng hóa, đơn giá hoặc tiền thuế

Một số lỗi phổ biến:

• Sai số lượng hàng.
• Sai giá bán.
• Sai VAT.
• Sai thành tiền.

Trường hợp này thường nên dùng hóa đơn thay thế để đảm bảo dữ liệu chính xác.

3.3. Sai nhiều nội dung trên hóa đơn

Nếu hóa đơn có nhiều lỗi cùng lúc, việc lập hóa đơn mới thay thế sẽ:

• Dễ quản lý hơn.
• Tránh nhầm lẫn.
• Thuận tiện kê khai thuế.

>> Tham khảo: Người hưởng lương hưu có được tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân không?

4. Khi nào không cần lập hóa đơn thay thế?

Không phải mọi lỗi đều cần thay thế hóa đơn.

Một số trường hợp chỉ cần:

• Thông báo sai sót
• Hoặc lập hóa đơn điều chỉnh

Ví dụ:

• Sai tên người mua nhưng đúng mã số thuế
• Sai địa chỉ không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế

5. Phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

6. Nguyên tắc lập hóa đơn thay thế

Khi lập hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Có sự thống nhất giữa bên bán và bên mua
• Hóa đơn mới phản ánh chính xác nghiệp vụ
• Có ghi chú thay thế hóa đơn cũ
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan

7. Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế chi tiết

Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn cũ

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Nội dung sai.
• Mức độ ảnh hưởng.
• Thời điểm phát hiện lỗi.

Đồng thời xác định:

• Có cần thay thế toàn bộ không.
• Hay chỉ cần điều chỉnh.

Bước 2: Thỏa thuận với người mua

Trong nhiều trường hợp, bên bán và bên mua cần:

• Xác nhận sai sót.
• Thống nhất phương án xử lý.

Điều này giúp tránh tranh chấp sau này.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế

Trên hóa đơn mới cần ghi rõ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày…”.

Ví dụ:

“Thay thế cho hóa đơn mẫu số 1C23TAA, ký hiệu AA/24E, số 000123 ngày 15/05/2026”.

>> Tham khảo: Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Bước 4: Ký số và phát hành hóa đơn

Sau khi kiểm tra dữ liệu:

• Ký điện tử
• Gửi cơ quan thuế
• Gửi khách hàng

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ

Doanh nghiệp nên lưu:

• Hóa đơn cũ
• Hóa đơn thay thế
• Biên bản thỏa thuận (nếu có)
• Chứng từ liên quan

8. Ví dụ thực tế về lập hóa đơn thay thế

Trường hợp 1: Sai mã số thuế khách hàng

Công ty A xuất hóa đơn cho Công ty B nhưng ghi sai mã số thuế.

Giải pháp:

• Lập hóa đơn thay thế
• Ghi đầy đủ nội dung đúng
• Ghi chú thay thế hóa đơn cũ

Trường hợp 2: Sai đơn giá hàng hóa

Doanh nghiệp xuất:

• Giá đúng: 5 triệu.
• Nhưng ghi nhầm: 500 nghìn.

Đây là lỗi ảnh hưởng trực tiếp doanh thu và VAT.

Giải pháp phù hợp:

• Lập hóa đơn thay thế.

>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

9. Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thay thế

9.1. Không ghi rõ thông tin hóa đơn cũ

Đây là lỗi phổ biến khiến:

• Khó đối chiếu
• Dễ bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình

9.2. Không lưu hồ sơ xử lý sai sót

Doanh nghiệp nên lưu đầy đủ:

• Email trao đổi
• Biên bản
• File hóa đơn

Để phục vụ kiểm tra thuế.

9.3 Lập sai hình thức xử lý

Nhiều kế toán:

• Đáng ra phải thay thế nhưng lại điều chỉnh
• Hoặc ngược lại

Điều này có thể gây sai lệch kê khai thuế.

>> Tham khảo: Cập nhật mới nhất thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

10. Một số lưu ý quan trọng

10.1. Không xóa hóa đơn cũ

Hóa đơn sai vẫn phải lưu trữ theo quy định.

10.2. Kiểm tra kỹ trước khi phát hành

Doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra MST.
• Kiểm tra VAT.
• Kiểm tra số tiền.
• Đối chiếu hợp đồng.

Tránh phát sinh sai sót nhiều lần.

10.3. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Phần mềm tốt sẽ hỗ trợ:

• Lập hóa đơn thay thế nhanh.
• Theo dõi lịch sử xử lý.
• Đồng bộ dữ liệu thuế.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/