Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?

Xuất hóa đơn điện tử được coi là khâu quan trọng trong quá trình vận hành và triển khai sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn được xuất ra cần đảm bảo đầy đủ các thủ tục liên quan theo đúng thông tư và nghị định ban hành. Trong bài viết này E-invoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn các vấn đề có liên quan đến quá trình xuất hóa đơn điện tử. Hãy cùng theo dõi nhé.

Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử

Xuất hóa đơn là 1 khâu quan trong quá trình triển khai hddt

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp cần thiết, kế toán cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Cụ thể:

• Xuất hóa đơn điện tử phục vụ cho quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
• Hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi cần đi thị trường giới thiệu sản phẩm, cần dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, tăng tính tin cậy cho khách hàng.
• Phục cho bên mua trong công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua hoặc khi bên mua có yêu cầu cụ thể.
• Phục vụ cho cho chính doanh nghiệp, khi cần xuất hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết.

Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, những hóa đơn điện tử hợp pháp thì được xuất ra giấy và gọi là chứng từ giấy. Chứng từ giấy sau khi chuyển đổi phải đảm bảo đúng và khớp với nội dung của hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, khi xuất hóa đơn điện tử ra giấy thì chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ theo quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Quy định cần nhớ khi tiến hành xuất HĐĐT?

Xuất hóa đơn như thế nào cho đúng quy định?

Để đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy được đúng theo quy định pháp luật, quy trình xuất hóa đơn điện tử phải đảm bảo theo 5 bước cơ bản dưới đây:

• Bước 1: Bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
• Bước 2: Bạn tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
• Bước 3: Bạn nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
• Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
• Bước 5: Bạn nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.

Thông thường, các doanh nghiệp thường xuất hóa đơn điện tử từ các phần mềm hóa đơn điện tử mình sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Nhìn chung, cách xuất hóa đơn điện tử của các phần mềm khác nhau có các thao tác không hẳn giống nhau nhưng cơ bản đều có sự tương đồng và không hề khó.

Nguồn: E- invoice

Về cơ bản việc xuất hóa đơn điên tử trên phần mềm hóa đơn điện tử là khá dễ dàng. Chỉ cần bạn làm một vài lần là có thể thực hiện nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý trước khi xuất, hóa đơn điện tử cần được đảm bảo đúng và đầy đủ các  thông tin được yêu cầu. Như vậy là đã OK rồi. Nếu như bạn có bất cứ thắc mắc nào cần được tư vấn hoặc hỗ trợ hãy để lại comment dưới phần bình luận hoặc truy cập website chính https://einvoice.vn/ của chúng tôi để được support tốt nhất nhé.

Chúc bạn thành công