Trong lĩnh vực xuất khẩu, hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh giao dịch hợp pháp giữa các doanh nghiệp tại Việt Nam và đối tác nước ngoài.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử trong xuất khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam và các tiêu chuẩn quốc tế.
Hiện nay, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC là những văn bản pháp lý chính quy định về hóa đơn điện tử trong hoạt động xuất khẩu.
1. Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử trong xuất khẩu
1.1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy. Đối với hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định sau:
Hóa đơn điện tử xuất khẩu không cần gửi đến cơ quan thuế để lấy mã số trước khi phát hành.
Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn thương mại thay cho hóa đơn GTGT để làm thủ tục hải quan.
Hóa đơn xuất khẩu không cần thể hiện thuế suất GTGT, do hàng hóa xuất khẩu thuộc diện không chịu thuế GTGT theo quy định của Luật Thuế GTGT.
>> Tham khảo: Quy định về định dạng hóa đơn điện tử.
1.2. Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử, bao gồm các nội dung quan trọng như:
Doanh nghiệp xuất khẩu có thể phát hành hóa đơn điện tử bằng tiếng Việt hoặc song ngữ Việt – Anh.
Hóa đơn điện tử trong xuất khẩu phải có đầy đủ thông tin như: tên người bán, tên người mua, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thanh toán, thông tin vận chuyển…
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa hoặc mất mát dữ liệu.
2. Các loại hóa đơn điện tử sử dụng trong xuất khẩu
2.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong giao dịch xuất khẩu, được sử dụng để làm thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế và vận chuyển hàng hóa. Hóa đơn thương mại bao gồm các thông tin:
- Thông tin người bán, người mua
- Mô tả hàng hóa
- Điều kiện giao hàng (Incoterms)
- Phương thức thanh toán
- Đơn giá, số lượng, tổng giá trị hợp đồng
2.2. Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT Invoice)
Trong hoạt động xuất khẩu, hóa đơn GTGT không được sử dụng để làm thủ tục hải quan mà chỉ dùng để kê khai thuế trong nước. Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn GTGT khi cung cấp dịch vụ cho đối tác nước ngoài nếu thuộc diện chịu thuế.
2.3. Hóa đơn điện tử điều chỉnh
Nếu có sai sót trong hóa đơn điện tử đã phát hành, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để đảm bảo tính chính xác của chứng từ kế toán.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
3. Lợi ích của hóa đơn điện tử trong xuất khẩu
Việc sử dụng hóa đơn điện tử trong xuất khẩu mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
3.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Giảm chi phí in ấn, vận chuyển hóa đơn giấy.
Rút ngắn thời gian làm thủ tục xuất khẩu, giúp hàng hóa thông quan nhanh hơn.
Hỗ trợ doanh nghiệp giao dịch dễ dàng với đối tác nước ngoài.
3.2. Đảm bảo tính chính xác và minh bạch
Hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công.
Tăng cường khả năng kiểm soát và đối chiếu chứng từ.
Dữ liệu được lưu trữ an toàn, dễ dàng truy xuất khi cần.
3.3. Tuân thủ quy định pháp luật
Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định của cơ quan thuế và hải quan.
Giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt do vi phạm quy định về hóa đơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Khấu trừ thuế TNDN nộp ở nước ngoài.
4. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử trong xuất khẩu
– Bước 1: Lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế. Hóa đơn có thể là hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn GTGT tùy theo yêu cầu của giao dịch.
– Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử cho đối tác nước ngoài
Sau khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp gửi bản điện tử cho khách hàng qua email hoặc hệ thống quản lý chứng từ số.
– Bước 3: Kê khai thuế và lưu trữ hóa đơn
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định. Hóa đơn phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.
>> Tham khảo: 8 điểm mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
5. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử trong xuất khẩu
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi gửi cho đối tác.
- Đảm bảo hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật.
- Đối chiếu thông tin trên hóa đơn với hợp đồng ngoại thương để tránh sai sót.
- Tuân thủ quy định của hải quan và cơ quan thuế về chứng từ xuất khẩu.
Kết luận
Hóa đơn điện tử trong xuất khẩu là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao dịch quốc tế, tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn thúc đẩy hội nhập kinh tế toàn cầu.
Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp để triển khai hiệu quả trong hoạt động xuất khẩu.
Để lại một phản hồi