Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử cần có một số nội dung bắt buộc. Tuy nhiên, có một số nội dung không bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn, tùy vào đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Đối tượng nộp thuế TNCN.
1. Các nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Hóa đơn là một chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại, được sử dụng để xác nhận việc chuyển giao sản phẩm hoặc dịch vụ từ người bán cho người mua.
Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua, bao gồm tên, số lượng, giá cả và thuế áp dụng. Hóa đơn cũng là cơ sở để tính toán thuế và là bằng chứng cho việc thanh toán.
Dưới đây là một số nội dung không bắt buộc trên hóa đơn mà kế toán cần lưu ý:
1.1. Mã số thuế người mua
Nếu người mua không có mã số thuế (cá nhân không kinh doanh), doanh nghiệp có thể bỏ trống thông tin này.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Địa chỉ người mua
Nếu không ảnh hưởng đến việc giao nhận hàng hóa, doanh nghiệp có thể không ghi địa chỉ người mua.
Tuy nhiên, nếu xuất hóa đơn cho doanh nghiệp khác, thông tin này nên có để thuận tiện đối soát.
1.3. Chữ ký điện tử của người mua
Không bắt buộc chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử.
Nếu hai bên có thỏa thuận, có thể ký số đầy đủ để tăng tính xác thực.
1.4. Dấu của người bán
Không bắt buộc đóng dấu doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử, trừ khi có yêu cầu riêng.
1.5. Tiền viết bằng chữ
Không bắt buộc phải ghi tiền bằng chữ, nhưng doanh nghiệp có thể thêm nếu muốn tăng tính rõ ràng.
>> Tham khảo: Mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025.
1.6. Phương thức thanh toán
Không bắt buộc phải ghi “chuyển khoản” hay “tiền mặt” trên hóa đơn điện tử.
Nếu khách hàng yêu cầu hoặc thanh toán qua ngân hàng cần đối chiếu, có thể thêm thông tin này.
2. Quy định về mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp
Hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng một số tiêu chuẩn sau:
- Đầy đủ nội dung bắt buộc: Thông tin người bán, người mua, hàng hóa, thuế suất, tổng tiền, chữ ký số.
- Có mã xác thực của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).
- Ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn đúng quy định.
- Xuất hóa đơn qua phần mềm đạt chuẩn của Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, theo Điều 7 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, các tổ chức và cá nhân kinh doanh được phép sử dụng đồng thời nhiều loại hóa đơn khác nhau và phải thông báo về việc phát hành từng loại hóa đơn theo quy định.
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn phổ biến nhất là theo Mẫu số 2, Phụ lục kèm theo Thông tư 32 với các thông tin sau:
- Thông tin về đơn vị phát hành: bao gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại.
- Thông tin về loại hóa đơn phát hành: bao gồm tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…), ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Các doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn đồng thời, tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn phải tuân thủ quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.
>> Tham khảo: Quy định Quota nhập khẩu; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Các nội dung không bắt buộc giúp doanh nghiệp đơn giản hóa hóa đơn điện tử nhưng vẫn đảm bảo đúng quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin này nếu cần để đảm bảo minh bạch và thuận tiện cho đối soát.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi