So với dùng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian làm thủ tục hành chính, đó là lý do ngày càng có nhiều doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi dùng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Bước đầu tiên để có thể thực hiện dùng hóa đơn điện tử chính là việc tải phần mềm xem hóa đơn điện tử.
Tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử
Trước khi tải phần mềm xem hóa đơn điện tử và sử dụng, doanh nghiệp phải hiểu rõ về các loại phần mềm hóa đơn điện tử. Hiện nay nhắc đến phần mềm hóa đơn điện tử nhiều người vẫn nhầm lẫn với phần mềm in hóa đơn. Thực chất chúng không giống nhau nhiều như cách gọi:
Phần mềm in hóa đơn chỉ đơn thuần là một thiết bị máy cứng giúp cho bộ phận kế toán có thể ghi chép các thông tin hóa đơn của khách hàng bằng hệ thống máy tính và in ra, thay vì viết tay và xuất hóa đơn theo cách truyền thống. Việc in hóa đơn bằng máy sẽ giúp cho bộ phận kế toán in, xuất hóa đơn được nhanh hơn và có thể kịp thời điều chỉnh, sửa chữa khi có sai sót.
Tuy vậy, hạn chế của việc sử dụng phần mềm in hóa đơn là các doanh nghiệp vẫn phải đặt mua hóa đơn cũng như tổ chức quản lý, lưu trữ theo cách thủ công, gây tốn kém, lãng phí tài nguyên trong suốt quá trình làm việc. Kế toán vẫn phải viết hóa đơn, điền các thông tin hoàn toàn bằng tay, tốn nhiều thời gian.
Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực là phần mềm chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực và phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực.
Phần mềm chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực.
Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp tạo ra sự thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, đồng thời rút ngắn thời gian do việc lập, gửi, nhận hóa đơn thông qua các phương tiện điện tử. Ngoài ra, trên hoá đơn điện tử xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.
Tải phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-invoice được hỗ trợ tận nơi
Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice được xây dựng dựa trên Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.
Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của công ty Thái Sơn có tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Sử dụng phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp có thể tạo mẫu hóa đơn và phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và ngay trong ngày mà không cần phải lên cơ quan thuế.
E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử xác thực đã được tổng cục thuế thẩm định.
Việc sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Hóa đơn được lập trên máy tính, ký số sau đó gửi lên cơ quan thuế để xác thực, cơ quan thuế trả về thông tin hóa đơn điện tử có mã xác thực cho doanh nghiệp. Sau khi hóa đơn được cơ quan thuế xác thực doanh nghiệp thực hiện chuyển hóa đơn điện tử đến khách hàng bằng phương tiện điện tử như: internet, email, SMS.., hoặc doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử chuyển đổi và gửi cho khách hàng. Hóa đơn được cơ quan thuế xác nhận nên sẽ đảm bảo về độ chính xác và an toàn, khó có khả năng làm giả hóa đơn.
Khi áp dụng hóa đơn điện tử xác thực doanh nghiệp không cần lập báo cáo sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin liên quan đến hóa đơn đã được gửi lên cơ quan thuế khi xác thực. Ngoài ra phần mềm hóa đơn E-Invoice còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP…, các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Hiện tại, phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-invoice vẫn đang trong thời gian chạy thí điểm, do vậy khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm này, các chuyên gia của công ty Thái Sơn sẽ đến trực tiếp cung cấp và cài đặt cũng như hướng dẫn sử dụng chi tiết 24/7.
Doanh nghiệp có thể gọi trực tiếp đến hotline: Miền bắc 1900 4767 – Miền trung, miền nam: 1900 4768 để được hỗ trợ cài đặt trong thời gian sớm nhất.
Để lại một phản hồi